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L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’as

L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème Promotion, CESAG Page i Dédicace  Je dédie ce mémoire à mon défunt père COULIBALY Diatourou que la terre lui soit légère ;  A ma mère TRAORE Soundié qui n’a jamais cessé de me porter dans cœur ;  A mon grand frère COULIBALY Diarra pour qui ma formation à toujours été une priorité ;  Aux autres membres de la famille qui ne cesse de me soutenir ;  A ma marraine Mme DRAME Viviane pour sa gentillesse et ses conseils ;  Au CESAG qui a tout mis à notre disposition pour une formation de qualité ; CESAG - BIBLIOTHEQUE L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème Promotion, CESAG Page ii Remerciements Je ne saurais rédiger ce rapport sans remercier :  DIEU le tout puissant sans la grâce de qui, rien n’est possible ;  Le PDG du GROUPE-NSIA Mr JEAN KACOU DIAGOU pour son idée qui a apporté de l’espoir en Afrique avec la création de la Nouvelle Société Interafricaine Assurance (NSIA) ;  Le DG NSIA-SENEGAL de m’avoir accepté pour le stage ;  Le contrôleur de gestion, M. DIAW Ababacar pour son soutien sans faille ; CESAG - BIBLIOTHEQUE L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème Promotion, CESAG Page iii Liste des sigles et abréviations  ADM : Administration  AFNOR : Association Française de normalisation  CFA : Compagnies Françaises d'Afrique  (CFCA) Compagnie Française des Commissaires aux Comptes  CESAG : Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion  CIMA : Conférence Interafricaine des Marchés d’Assurance  COSO : Committee of Sponsoring Organizations  DG : Directeur Général  IARD : Incendies ; Accidents et Risques Divers  IIA :Institute of Internal Auditors  ISO : International Organization for Standardization  L’IFACI : Institut français de l'audit et du contrôle interne  NSIA-S : Nouvelle Société Interafricaine d’Assurance Sénégal  OEC ; Ordre des Experts Comptables  OHADA : Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires  PDG : Président Directeur Général  QCI : Le questionnaire de contrôle interne  (TTR) : Tableau des responsabilités CESAG - BIBLIOTHEQUE L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème Promotion, CESAG Page iv Liste des figures Modèle d’analyse Organigramme de la NSIA-SENEGAL CESAG - BIBLIOTHEQUE L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème Promotion, CESAG Page v Table des matières Dédicace ................................................................................................................................................... i Remerciements .........................................................................................................................................ii Liste des sigles et abréviations ................................................................................................................ iii Liste des figures....................................................................................................................................... iv Introduction de la première partie ........................................................................................................... 7 Chapitre 1 : le contrôle interne d’une organisation administrative ......................................................... 8 Introduction ............................................................................................................................................. 8 1.1. Présentation d’une organisation administrative ....................................................................... 8 1.1.1. Définition de l’organisation ............................................................................................. 8 1.1.2. Objectif d’une organisation ............................................................................................. 9 1.2. Maitrise des risques liés à la fonction administrative .............................................................. 9 1.2.1. Définition du risque ......................................................................................................... 9 1.2.2. Objectifs recherché par l’approche par les risques ......................................................... 9 1.2.3. Typologie des risques liés à la fonction administrative ................................................. 10 1.2.3.1. Risques d’erreurs ................................................................................................... 10 1.2.3.2. Risques de négligences .......................................................................................... 10 1.2.3.3. Risque de retards .................................................................................................. 11 1.2.3.4. Le risque d’Inefficacité .......................................................................................... 11 1.2.3.5. Le risque de Non-respect du principe d'incompatibilité de fonctions .................. 11 1.2.3.6. Le risque de Fraudes ............................................................................................. 11 1.3. Le contrôle interne de la fonction administrative .................................................................. 12 1.3.1. Définition du contrôle interne ....................................................................................... 12 1.3.2. Les objectifs du contrôle interne ................................................................................... 13 1.3.2.1. Fiabilité de l'information financière ...................................................................... 13 1.3.2.2. Sauvegarde du patrimoine ..................................................................................... 13 1.3.2.3. Respect des lois et application des instructions de la Direction ............................ 13 1.3.2.4. Optimisation des opérations .................................................................................. 13 1.3.2.5. Maîtrise des activités ............................................................................................. 14 1.3.3. Les composantes du contrôle interne ............................................................................ 14 CESAG - BIBLIOTHEQUE L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème Promotion, CESAG Page vi 1.3.4. Principes généraux du contrôle interne ......................................................................... 14 1.3.5. Limite du contrôle interne ............................................................................................. 15 1.3.5.1. L’erreur de jugement ............................................................................................. 15 1.3.5.2. Les dysfonctionnements ........................................................................................ 15 1.3.5.3. Les contrôles « outrepassés » ou contournés par le management ......................... 15 1.3.5.4. La collusion ........................................................................................................... 16 CONCLUSION ..................................................................................................................................... 16 Chapitre 2 : Définition et la description de la démarche d’élaboration d’un manuel de procédure ...... 17 2.1. Notion sur le manuel de procédure ............................................................................................. 17 2.1.1. Définition et enjeux du manuel ........................................................................................... 17 2.1.1.1. Définition ...................................................................................................................... 17 2.1.1.2. Les enjeux du manuel de procédures ........................................................................... 18 2.1.2. Les présentations possibles .................................................................................................. 19 2.1.2.1. La représentation textuelle ........................................................................................... 20 2.1.2.2. La représentation graphique ......................................................................................... 20 2.2. Architecture du manuel de procédure ......................................................................................... 20 2.2.1. Première partie du manuel .................................................................................................. 20 2.2.2. Deuxième partie du manuel ................................................................................................ 21 2.2.2.1. Description synthétique de la procédure ...................................................................... 21 2.2.2.2. Les diagrammes de flux ou diagrammes de circulation ............................................... 21 2.2.2.3. Les fiches de tâches ..................................................................................................... 22 2.2.3. Troisième partie du manuel ................................................................................................ 22 2.3. La démarche d’élaboration du manuel de procédure ................................................................. 22 2.3.1.1. L’inventaire des procédures existantes ......................................................................... 23 2.3.1.2. Le découpage du processus ................................................................................... 23 2.3.1.3. La codification ........................................................................................................ 23 2.3.3. La validation du manuel de procédures ............................................................................... 24 2.3.4. La diffusion du manuel .................................................................................................. 24 2.3.4.1. Le suivi et l’évaluation ................................................................................................ 25 CONCLUSION ..................................................................................................................................... 26 CESAG - BIBLIOTHEQUE L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème Promotion, CESAG Page vii Chapitre 3 : Méthodologie de l’étude .................................................................................................... 27 Introduction ........................................................................................................................................... 27 3.1. Le modèle théorique .............................................................................................................. 27 3.2. Les méthodes de collecte et d’analyse des données .............................................................. 29 3.2.1. L’entretien ..................................................................................................................... 29 3.2.2. L’observation ................................................................................................................. 29 3.2.3. L’analyse documentaire ................................................................................................. 30 3.3. Outil d’analyse des données .................................................................................................. 30 3.3.1. Le flow-chart ................................................................................................................. 30 3.3.2. Le test de conformité ..................................................................................................... 30 3.3.3. Le test de permanence ................................................................................................... 31 3.3.4. Le questionnaire de contrôle interne ............................................................................. 31 3.3.5. La grille de séparation des taches .................................................................................. 32 Conclusion ............................................................................................................................................. 32 Conclusion de la première partie .......................................................................................................... 33 Introduction de la deuxième partie ........................................................................................................ 39 Chapitre 4 : présentation Générale de la NSIA Sénégal ........................................................................ 40 4.1. Présentation de NSIA Sénégal............................................................................................... 40 4.2. Historique, capital social et actionnariat ............................................................................... 40 4.3. Objet social ............................................................................................................................ 41 4.4. Perspectives ........................................................................................................................... 41 4.5. Les Produits ........................................................................................................................... 42 4.6. Structure organisationnelle ................................................................................................... 43 Conclusion ............................................................................................................................................. 43 CHAPITRE V : L’évaluation du système de contrôle interne .............................................................. 44 5.1. Courriers « départ » ............................................................................................................... 44 5.1.1. Constat ........................................................................................................................... 44 5.2. Courrier « arrivée » ............................................................................................................... 44 5.2.1. Constats ......................................................................................................................... 45 5.3. Recrutement du personnel ..................................................................................................... 45 CESAG - BIBLIOTHEQUE L’élaboration d’un manuel de procédures administratives dans une compagnie d’assurance : cas des processus traitement de courriers, recrutement du personnel, la formation du personnel, la sanction du personnel et l’utilisation des véhicules de liaison de la NSIA -Sénégal COULIBALY Lamine, Master Professionnel Audit et Contrôle de Gestion, 3ème Promotion, CESAG Page viii 5.3.1. Constats ......................................................................................................................... 45 5.4. La formation du personnel..................................................................................................... 45 5.4.1. Constat ........................................................................................................................... 45 5.5. Sanction du personnel ........................................................................................................... 45 5.5.1. Constat ........................................................................................................................... 46 5.6. Utilisation des véhicules de liaison ....................................................................................... 46 5.6.1. Constat ........................................................................................................................... 46 Conclusion ............................................................................................................................................. 46 CHAPITRE VI : Elaboration du manuel de procédure ........................................................................ 47 6.1. L’établissement de la liste des procédures ............................................................................ 47 6.2. Codification des procédures .................................................................................................. 47 6.3. Rédaction et présentation du manuel de procédures ........................................................... 48 6.3.1. Courrier « départ »......................................................................................................... 49 6.3.1.1. Objectifs de contrôles internes .............................................................................. 49 6.3.1.2. Application de la procédure ................................................................................... 49 6.3.1.3. Règles de gestion ................................................................................................... 49 Courrier « départ » ........................................................................................................................ 50 6.3.1.4. Les étapes de la procédure ..................................................................................... 50 Courrier « départ » ........................................................................................................................ 51 6.3.2. uploads/Management/m0051mpacg12.pdf