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Procedures pour le suivi des contrats

ACQUISITION DE BIENS ET SERVICES PROCÉDURES POUR LE SUIVI DES CONTRATS Août CACQUISITION DE BIENS ET SERVICES PROCÉDURES POUR LE SUIVI DES CONTRATS Préambule ? Les documents dont il est question dans cette procédure les modèles de contrats et les di ?érents appels d ? o ?res sont disponibles sur l ? intranet ministériel à l ? adresse suivante http www intrameq gestion ress-mat approvisionnement php ? Les étapes du processus doivent être e ?ectuées selon les principes de la Règle de gestion relative à la gestion contractuelle du ministère de l ? Éducation du Loisir et du Sport ? Une entente de services entre organismes gouvernementaux ne constitue pas un contrat au sens de la Loi sur les contrats des organismes publics nous n ? avons donc pas besoin de rédiger de contrat L ? entente de services doit être signée par le gestionnaire et un exemplaire est conservé par chacune des parties Le processus de paiement s ? e ?ectue comme celui d ? une facture à la demande du gestionnaire le paiement peut s ? e ?ectuer tel celui d ? un contrat en faisant une demande d ? acquisition dans SAGIR ? Le Registre de suivi des contrats de la Commission doit toujours être utilisé pour noter les dates d ? émission et de réception des documents échangés ? Consigner dans le Registre de correspondance tous les échanges avec le fournisseur Surtout ne prendre aucune initiative et attendre les indications du gestionnaire Première étape Pertinence S ? assurer de la pertinence de rédiger un contrat voir le document intitulé Règle relative à la gestion contractuelle du ministère de l ? Éducation du Loisir et du Sport ou l ? aidemémoire de cette règle Deuxième étape Engagement ?nancier dans le système SAGIR Le responsable des contrats RC élabore une demande d ? acquisition DA hors catalogue ? à partir du module Libre-service acquisition LSA Il joint à sa demande le projet de contrat et ses annexes Le gestionnaire doit approuver la DA hors catalogue ? à partir de son accès à SAGIR Un agent acheteur de la Direction des ressources matérielles DRM crée un bon de commande Il remet un numéro de contrat au RC lequel doit être écrit dans le pied de page du document inséré dans le titre du ?chier électronique sauvegardé et inscrit au registre de suivi des contrats Préparé par JKMT le août Approuvé par NB le août Page CTroisième étape Véri ?cations suivant l ? obtention du numéro de contrat Le RC véri ?e que le numéro de contrat appara? t sur toutes les pages et annexes du contrat et s ? assure que le numéro d ? engagement est le même Le RC véri ?e la pagination sur le contrat et les annexes Le RC véri ?e s ? il y a autant de lignes pour les initiales dans les bas de page qu ? il y a de signataires à la ?n du contrat Le RC regarde attentivement la numérotation