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MINISTÈRE DE L’ENVIRONNEMENT DE L’ÉNERGIE ET DE LA MER Rapport n° 010271-01 éta

MINISTÈRE DE L’ENVIRONNEMENT DE L’ÉNERGIE ET DE LA MER Rapport n° 010271-01 établi par Stéphane DENECHEAU, Marie-Laure GARCIN, et Michel SAILLARD (coordonnateur) M a r s 2 0 1 6 Audit du processus d'inventaire dans les directions interdépartementales des routes Les auteurs attestent qu’aucun des éléments de leurs activités passées ou présentes n’a affecté leur impartialité dans la rédaction de ce rapport. Sommaire Résumé......................................................................................................................3 Liste hiérarchisée des recommandations..............................................................5 Recommandations de niveau 1........................................................................................5 Recommandations de niveau 2........................................................................................5 Recommandations de niveau 3........................................................................................5 Introduction...............................................................................................................6 L’orientation de la mission................................................................................................6 Méthodologie et déroulement de la mission......................................................................9 1. Le périmètre de l’audit........................................................................................11 1.1. Champ de la mission : inventaire physique des matériels et adéquation avec l’inventaire comptable......................................................................................................11 1.2. Périmètre exclu : l’immobilier, les délaissés routiers, le foncier non bâti, les stations 40MHz.............................................................................................................................11 1.2.1. L’inventaire de l’immobilier : foncier bâti, foncier non bâti..............................11 1.2.2. L’inventaire des délaissés routiers / foncier non bâti......................................12 1.2.3. Le cas des stations 40MHz............................................................................13 2. Une gestion des immobilisations plutôt satisfaisante mais une base de données à fiabiliser..................................................................................................15 2.1. Les inventaires des matériels roulants immobilisés au premier euro bien tenus depuis 2013.....................................................................................................................16 2.1.1. Rares modulations de la durée d’amortissement...........................................17 2.1.2. Absence de revalorisations, dépréciations, dépenses ultérieures immobilisables.........................................................................................................17 2.1.3. Absence de contrats de location de matériels longue durée ou avec option d’achat.....................................................................................................................17 2.1.4. Sorties d’inventaires correctement effectuées................................................18 2.2. Un suivi des autres matériels immobilisés ( supérieurs à 10 000 € ) plus délicat......18 3. Une gestion plus contrastée des autres biens matériels non immobilisés. 19 3.1. Un inventaire des pièces de rechanges correctement suivi au sein des ateliers.......19 3.2. Un inventaire physique des mobiliers correctement suivi..........................................19 3.3. Un inventaire physique des matériels informatiques bien tenu.................................19 3.4. Mais l’inventaire physique du petit outillage mérite une attention particulière...........20 4. L’absence de gestion comptable de stocks, dans la ligne des instructions ministérielles............................................................................................................21 4.1. Définition du stock et modalités réglementaires de suivi...........................................21 4.2. Une présence de matériaux divers dont seul le sel mériterait d’être comptabilisé en stocks..............................................................................................................................21 4.2.1. Une quantité importante de fondants routiers (sel de déneigement)..............22 4.2.2. Une présence partielle de cuves de carburant...............................................23 Rapport n°010271-01 Audit du processus d'inventaire dans les directions interdépartementales des routes Page 1/69 4.2.3. Une signalisation temporaire éclectique sans véritable enjeu financier..........24 4.2.4. Une présence minime de peinture pour la signalisation horizontale en fin d’année....................................................................................................................25 4.2.5. Des stocks limités de glissières de sécurité...................................................26 4.2.6. De rares stocks de séparateurs modulaires de voies en béton......................26 4.2.7. Une quantité minime de granulats .................................................................27 4.3. Une absence de comptabilisation des stocks dans les DIR auditées........................27 4.4. Des préconisations pour la comptabilisation des stocks...........................................27 5. Des contrôles internes à mettre en place........................................................29 5.1. Un pilotage insuffisant du contrôle interne................................................................29 5.2. Le contrôle hiérarchique interne est loin d’être systématique...................................29 5.2.1. Les contrôles des inventaires physiques sont rarement formalisés................29 5.2.2. Le contrôle hiérarchique interne ne couvre pas les inventaires......................30 5.3. Le contrôle interne comptable (C.I.C.) peine à se mettre en place...........................30 5.3.1. Les cartographies des risques n’intègrent pas toujours les immobilisations comme facteur de risque..........................................................................................30 5.3.2. Il n’y a pas toujours de plan de contrôle opérationnel des inventaires............30 5.4. Les contrôles sur les inventaires mériteraient d’être intensifiés................................31 5.4.1. Des contrôles sont présents, mais uniquement assurés par les CPCM.........31 5.4.2. Le rapprochement des inventaires physiques et comptables n’est pas généralisé................................................................................................................31 5.4.3. Des restitutions sont faites lors des travaux de fin de gestion........................32 Conclusion...............................................................................................................33 Annexes...................................................................................................................34 1. Lettre de mission................................................................................................35 2. Liste des personnes rencontrées.....................................................................36 3. Synthèse nationale et tableau des constats....................................................39 4. Matrice des risques résiduels...........................................................................45 5. Circulaire DPSM du 6 décembre 2004..............................................................57 6. Phase contradictoire : observations du SAF et réponses de la mission d’audit........................................................................................................................61 7. Plans d’action......................................................................................................63 7.1. Plan d’action du SAF................................................................................................63 7.2. Plan d’action de la DGITM........................................................................................65 8. Glossaire des sigles et acronymes...................................................................67 Rapport n°010271-01 Audit du processus d'inventaire dans les directions interdépartementales des routes Page 2/69 Résumé Dans le cadre du chantier global d’amélioration de la qualité des comptes de l’État, le plan d’action ministériel 2014 comportait l’examen des autres immobilisations corporelles et stocks (AICS). Il a donc été décidé de mener des audits relatifs à ces sujets dans deux domaines différents, tous sous la responsabilité du directeur général des infrastructures, des transports et de la mer (DGITM), l’un portant sur le programme 205 - sécurité et affaires maritimes, pêche et aquaculture (sampa) – avec audition de la direction des affaires maritimes (DAM) et des directions inter-régionales de la mer (DIRM), l’autre portant sur le programme 203 – infrastructures et services de transports – avec audition des directions inter-départementales des routes (DIR). Le périmètre de la présente mission porte sur les immobilisations, hors en-cours routiers1, des matériels roulants et des biens supérieurs à 10 000 € (véhicules légers, véhicules industriels, fourgons, saleuses, divers matériels techniques, le mobilier, les matériels informatiques, etc.) et les stocks (sel, granulats, carburant, panneaux, glissières, signalisations provisoires, etc.). Le volet immobilier (parc immobilier et foncier non bâti) est resté hors du champ du présent audit. Il a fait seulement l’objet d’une première approche globale afin de mieux cerner les enjeux de ce domaine. La mission propose une mission d’audit ultérieure, spécifique, partenariale avec la « mission risques et audits, (MRA) » du ministère chargé des finances, puisque les biens immobiliers appartenant à l’État sont gérés par France Domaine. La mission d’audit enfin n’a pas investigué, dans le temps imparti, le parc des stations radio 40 MHz, qui fait l’objet actuellement d’une étude précise de recensement en vue de son devenir. Les principaux constats sont les suivants : - Une gestion des immobilisations corporelles (> 10 000 €) dont les matériels roulants (immobilisés dès le 1er €) plutôt satisfaisante : - les processus sont pilotés localement, avec une implication toute relative de l’administration centrale (formation continue notamment) ; - les inventaires physiques sont tenus ; - le rapprochement périodique avec l’inventaire comptable est réalisé bien que les références pour entrer dans les inventaires physiques (n° d’immatriculation le plus souvent) soient différentes de celles des inventaires comptables (n° de FIES dans Chorus), ce qui ne facilite pas ces rapprochements ; mais, - le nettoyage de la base de données est effectué diversement selon les DIR après basculement de NDL2 vers Chorus en 2011 et après la séparation des biens des parcs routiers entre les DIR et les conseils départementaux. - la situation est plus contrastée, selon les DIR, pour la tenue des inventaires physiques des autres matériels : petits matériels (< 10 000 €) notamment ; 1 Cf : rapport d’audit du CGEDD sur les encours routiers n°008120-02 d’avril 2015 : http://sequoia.documentation.application.i2/Affaires/0007142/pj/008120-02_rapport.pdf 2 Logiciel de comptabilité et de gestion financière Rapport n°010271-01 Audit du processus d'inventaire dans les directions interdépartementales des routes Page 3/69 - la gestion comptable des stocks n’existe pas, une instruction ministérielle a été donnée dans ce sens3. Selon la mission, l’enjeu sur les stocks ne devrait porter que sur les stocks de sel (nécessaire à la viabilité hivernale), évalué à environ 10 M€. - le contrôle interne est un concept et une réalité qui reste à mettre en place dans les services, aussi bien le contrôle hiérarchique interne que le contrôle interne comptable qui n’en est qu’une composante ; - les locations longues durées n’existent pas (plus) dans les 4 DIR visitées ; des consignes semblent avoir été données par l’administration centrale afin d’y mettre fin. Les trois principales recommandations sont les suivantes : - poursuivre (maintenir) la fiabilisation des inventaires physiques et comptables et par conséquent celle concernant les immobilisations corporelles ; - mettre en place sans tarder les inventaires physiques dans les DIR qui ne le sont pas encore, notamment pour le petit outillage non immobilisé (obligation réglementaire) ; - si l’administration centrale estime que l’enjeu est suffisamment important, valoriser les stocks de sel au 31 décembre de l’année, au prix moyen d’achat du fondant, en une seule opération comptable (sans mise en place d’une comptabilité de variation des stocks). 3 Note de service MEDDE-MAAF SG/SAFSL/SDABC/N2014 du 27/11/2014 Rapport n°010271-01 Audit du processus d'inventaire dans les directions interdépartementales des routes Page 4/69 Liste hiérarchisée des recommandations Pages Recommandations de niveau 1 Recommandation adressée aux DIR et aux CPCM : définir en commun et mettre en place sans délais les modalités d’identifications (numéro d’inventaire DIR dans Chorus, n° de FIES dans l’inventaire physique) et les modalités d’apurement de la base de données des immobilisations corporelles. Recommandations pour l’administration centrale (DGITM et SAF) et pour les DIR : relancer le processus de contrôle hiérarchique interne sur les inventaires physiques (exhaustivité, rapprochement avec inventaire comptable,...), et accélérer la mise en place du contrôle interne. 16 32 Recommandation adressée aux DIR et aux CPCM : identifier l’ensemble des matériels immobilisables avec un numéro d’inventaire visible et l’intégrer dans l’inventaire comptable des CPCM. 18 Recommandation adressée aux DIR : tenir les inventaires physiques du petit outillage et apposer un numéro d’inventaire sur tous ces matériels. 20 Recommandations de niveau 2 Recommandation au SAF : prendre une décision de constitution de l’équipe de coordination ministérielle, et par conséquent de nomination de l’acteur ministériel de pilotage, pour être totalement en conformité avec la réglementation. 15 Recommandation au SAF : établir et éditer un guide sur uploads/Industriel/ 010271-01-rapport.pdf