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INSTITUT REGIONAL DSM 1 ATELIER D'INITIATION A ATELIER D'INITIATION A L'UTILISA

INSTITUT REGIONAL DSM 1 ATELIER D'INITIATION A ATELIER D'INITIATION A L'UTILISATION DE MICROSOFT L'UTILISATION DE MICROSOFT OFFICE PROJECT (MSP) OFFICE PROJECT (MSP) 10 heures 10 heures Présenté par Présenté par ENOGA LAURENT FRANCOIS ENOGA LAURENT FRANCOIS Consultant formateur en management de projet Consultant formateur en management de projet DESS&DEPA Objectifs de l’atelier Permettre aux étudiants de maitriser le langage de l’application de MS Project ; Présenter les points essentiels d’intégration des données dans l’application ; Amener les participants à se familiariser en autodidacte à la manipulation du logiciel MSP. Méthode pédagogique Présentation assistée par ordinateur ; Essentiellement participative ; Mise en situation. CONTENU DU MODULE Introduction Partie 1 : Un détour sur la notion de jalonnement du projet a) Le jalon de lancement du projet 2 FILIERE MANAGEMENT DE PROJETS MODULE 1 b) Le jalon de validation du besoin c) Le jalon du choix de la solution d) Le jalon de lancement des chantiers ou des sous ensembles e) Le jalon de qualification f) Le jalon de livraison Partie 2 : l'environnement de MS PROJECT 2.1. La fenêtre de travail de l'application/écran 2.1.1. La boîte du menu-contrôle de l'application 2.1.2. La barre du titre du logiciel et du nom du projet 2.1.3. La barre de menus 2.1.4. La barre des outils 2.1.5. La boîte de la taille minimale 2.1.6. La boîte de la taille maximale 2.1.7. Le bouton fermeture 2.1.8. La zone de travail du projet 2.1.9. La Barre d’Affichage 2.1.10. La barre d'état Partie 3 : Manipulations dans MS Project 3.1. Le préalable : Maîtriser le langage de MSP 3.2. Démarrez l’application a) J’ouvre un fichier b) J’enregistre le fichier de mon projet c) Je crée un nouveau planning pour mon projet d) Je gère les tâches de mon projet e) Je planifie les ressources du projet Conclusion 3 INTRODUCTION MSP est un logiciel qui permet de modéliser (donner une application concrète) un projet afin de maîtriser ses outils et ses applications concrètes. Ce logiciel se distingue pour ses aptitudes à s’adapter et à décrire les aspects fondamentaux de la vie d'un projet sur le plan opérationnel, humain et budgétaire. Tout peut être transcrit dans MS PROJECT. C’est une application qui peut fédérer un domaine de compétence au-delà des spécialités. En termes d'atouts, MSP permet de présenter de manière normée un projet. IL s'agit là d'un outil de prédilection sur la prévision d’un projet d'une par, et un excellent outil de reporting d’autre part. Enfin, MSP est outils de gestion en termes de qualité d’un projet, car il permet de monter les tableaux de bord les plus fidèles pour la gestion d'un projet. Véritable creuset de données structurées et structurantes d’un projet, MSP enregistre les données de manière miniaturisée pour suivre le reporting opérationnel, financier,... d'un projet afin d’assurer la cohérence. Enfin, selon certains experts et érudits de l'application, MSP permet d’avoir des informations quantitatives qu’aucun document de gestion manuelle ne peut fournir pas même le grand libre comptable. Il regorge plus d’informations que la base de données des outils et documents comptables. 4 PARTIE 1 : UN DETOUR SUR LA NOTION DE JALONNEMENT DU PROJET Le jalonnement est la méthode qui permet de structurer le projet dans le temps pour contrôler sa progression calendaire. Procéder au jalonnement du projet est par essence un acte de direction qui permet de faire le point au fur et en mesure de l'avancement du projet et avant le démarrage d'une nouvelle tâche. En effet, lorsque les jalons sont définis le maître d'œuvre et le maître d'ouvrage peuvent mieux apprécier les résultats. Très souvent, il est facile de constater que les managers de projets en complicité avec les autres intervenants utilisent sans laisser de traces, les ressources du projet. Pour qu'un projet atteigne ses objectifs, il faut contrôler l'évolution des travaux. Usuellement, les types de contrôle qui peuvent être pratiqués sont l'audit, le contrôle budgétaire et le contrôle de gestion. Au regard de ces différents contrôles, il faut dire que chacun a son objectif et ses méthodes. a) Le jalon de lancement du projet Vous avez montez votre document de projet et les partenaires ont décidé de vous apporter un soutien financier. Avant de lancer le projet, vous devez organiser des réunions pour faire le point sur les ressources mobilisées et l’attribution des responsabilités. Au regard de ces enjeux, vous devez nécessairement prévoir un jalon de lancement du projet. C’est lui qui permet de décider au niveau politique de la nécessite de lancer votre projet, de désigner les différents responsables de l’équipe de gestion, du groupe de revue, du budget et des ressources à mobiliser. Ne l’oubliez pas car si certaines dispositions préalables n’ont pas été prises avant le lancement du projet, cela risque de vous coûter chère ! Dans certain projet, il conseiller de présenter la charte de projet à cette réunion. 5 En effet, la charte de projet est ce document qui présente les engagements de tous les acteurs du projet et des commanditaires. Quelles informations peuvent figurer dans une charte de projet ? La présentation du projet (contexte, enjeux, fonctionnalités, qualité des prestations attendues, les limites) Les documents de référence du projet (résultats des études de faisabilité, les relevés des décisions, les documents de gestion du projet) Les niveaux de participation des différents intervenants (bénéficiaires, organe d’appui technique, bailleur de fonds, les bénéficiaires) Le champ du projet (localisation, cadre stratégique, objectifs de gestion, etc.) Le plan d’action b) Le jalon de validation du besoin Une fois que le bénéficiaire du projet ou le maître d'ouvrage a exprimé ses besoins ainsi que les spécifications des livrables, le bon manager doit prévoir les jalons de contrôle de l'avancement du progrès pour donner la possibilité au bénéficiaire/maître d'ouvrage de valider les bases sur lesquelles le projet a été bâti. Pour éviter de ramer à contre courant, il est préférable pour le manager de consulter le dossier d’expression des besoins du client ou du maître d’ouvrage. c) Le jalon du choix de la solution Une fois que les besoins du maître d'ouvrage ou du bénéficiaire ont été validés, il faut signer les conventions qui définiront les obligations du maître d'ouvrage et du maître d'œuvre. C'est donc la période de signature des contrats qui est appelée jalon de choix de la solution. Bien évidemment, la solution dont il s'agit ici est celle imposée ou souhaitée par le maître d'ouvrage. d) Le jalon de lancement des chantiers ou des sous ensembles Lors de la phase de planification, les activités du projet ont été définies, structurées et ordonnancées. Pour chaque unité d'œuvre, des produits ou des livrables ont été identifiés sur du papier : on parle de ''produits papier''. Il est dès lors important de faire la mise au point de ces livrables avant le lancement des travaux des différentes unités de gestion. Ce jalon permettra aux différentes équipes de travail d'harmoniser la compréhension des résultats qu'ils devront produire. Ces livrables sont appelés ''produits réels''. 6 e) Le jalon de qualification Pendant la phase de réalisation des chantiers, au fur et en mesure, l'équipe de travail va transformer les produits papiers en produits réels. Le jalon de qualification permettra donc de vérifier et de certifier la qualité des livrables obtenus et les écarts éventuels. Avec un œil de bon gestionnaire, le manager doit donc se rassurer que lors de la réunion de contrôle, que les rapports d’avance/intérimaire/bilan lui ont été produits. Dans le rapport bilan, le gestionnaire pourra présenter le bilan de la charge et du coût des achats (respect des charges, respect des délais et des coûts), le bilan technique (objectifs et résultats, difficultés rencontrées, suggestions, etc.) bilan de l’organisation, bilan qualités et méthode de travail, l’appréciation globale du projet. f) Le jalon de livraison Le jalon de livraison est ce jalon qui permet au maître d'ouvrage de libérer le maître d'œuvre après acceptation des livrables et donc, de transférer la propriété de l'ouvrage. Cette période certainement est la plus importante pour le maître d'œuvre. Dans certains cas, le maître d'ouvrage devra exiger de l'entrepreneur la garantie de bonne exécution ou de bonne fin. Quelle formule pouvez-vous utiliser pour accepter la livraison faite par le maître d’œuvre? « Nous attestons que les livrables du projet… objet de commande ci-dessus référencé ont été délivrés et ont fait l’objet de vérification nécessaires. Nous certifions sans réserve qu’à la date du….., les livrables sont en bon état et conformes au spécifications ; sans vice apparent. » 7 PARTIE 2 : L'ENVIRONNEMENT DE MS PROJECT D'entrée de jeu, il nous semble utile d'examiner l'écran de saisie, les paramètres initiaux de l'application, la barre de menus et les barres d’outils. 1. La fenêtre de travail de l'application/écran L'écran de Microsoft Project comprend plusieurs parties que nous vous présentons ci-dessous. 1.1. La boîte du menu-contrôle de l'application Cette boîte est représentée par une barre horizontale qui permet de contrôler le logiciel/application tout au long de votre travail. Elle se trouve à votre extrême gauche au dessus de l'écran avant ''Microsoft Project''. 1.2. La barre du titre du logiciel et du nom du uploads/Ingenierie_Lourd/ enogalaurent-cours-introductif-msp.pdf