Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

1 TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE 2 TATE / PASCRENA

1 TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE 2 TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE SOMMAIRE LISTE DES SIGLES 03 LETTRE INTRODUCTIVE 05-07 I. DEMARCHE METHODOLOGIQUE 08 1.1. Objectif de l’intervention 09 1.2. Approche méthodologique 09-10 a. Documentation et consultation des ressources documentaires 10 b. Conception des outils d’investigation et de synthèse 10 c. Entretiens individuels 10 d. Traitement et analyse des données 10 e. Rédaction du rapport final du diagnostic 10 II. RAPPORT DETAILLE 11 2.1. Présentation de L’UONGTO 12 2.2. Validité des mandats associatifs 13 2.2.1. Renouvellement des mandats électifs conforment aux statuts 13 2.2.2. Cotisations et validité des votes en assemblée 14 2.3. La Gouvernance 15 2.3.1. Statuts et règlement intérieur 15 2.3.2. Organes et règles de décision 16 2.3.2.1. L’Assemblée Générale des membres 16 2.3.2.2. Le Conseil d’Administration 16 2.3.2.3. La Direction Exécutive 18 2.3.2.4. Les Antennes régionales 19 2.3.2.5. Les CAC associatifs 19 2.3.2.6. Comité Technique d’Examen et d’Elaboration des Projets (GTEIP) 19 2.3.3. La structure organisationnelle de la direction exécutive 19 2.3.3.1. Point sur la représentation des fonctions 21 2.3.3.2. Point sur les Volontaires Nationaux 21 2.3.3.3. Point sur la description des tâches 21 2.3.3.4. Structure organisationnelle et facteurs de contingence 22 2.3.3.5. Le respect des délégations et attributions 22 2.3.4. Système de Communication 24 2.3.4.1. Typologie et moyens actuels de communication 24 2.3.4.2. Adéquation aux missions 25 2.3.5. Vie démocratique 25 2.3.6. Point sur le réseau UONGTO 26 2.3.6.1. L’Union 26 2.3.6.2. Les thématiques 30 2.3.7. Obligations employeur 32 2.3.7.1. De la matérialisation des liens contractuels entre UONGTO et son personnel 32 2.3.7.2. Du respect du paiement de la CNSS 32 2.3.7.3. De la provision pour départ à la retraite 32 2.3.7.4. Du respect du SMIG 32 2.3.8. Pilotage 32 2.4. Ressources propres au regard de la responsabilité collective des membres 34 2.5. Organisation interne et capacité à élaborer des états financiers fiables 36 2.5.1. Environnement de contrôle 36 2.5.2. Système d’Information 38 2.5.3. Des processus et activités de contrôle 42 2.6. Audit et Contrôle des comptes 46 2.6.1. Vérification des Dépenses des SB 46 2.6.2. Audit externe des comptes 47 2.7. Conclusion 47 3 TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE III. SYNTHESE DES PROBLEMATIQUES-RECOMMANDATIONS-CONCLUSION 48 3.1. Recommandations et actions à mettre en œuvre 49 3.1.1. Principaux points à améliorer 49 3.1.2. Suggestion et recommandations 49-51 ANNEXES 52-63 Retranscription des délégations selon les statuts, le règlement intérieur et le manuel de procédure 53-57 Sites web visités 58 Fiches de poste, convention de volontaires 59 Exemples de fiches de responsabilité et de postes extraits du manuel de procédures 60-62 Liste des personnes rencontrées 63 4 TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE LISTE DES SIGLES ONG : Organisation Non Gouvernementale UONGTO : Union des ONG du TOGO PASCRENA : Projet d’appui à la société civile et a la réconciliation national OSC : Organisation de la Société Civile PV : Procès-verbal GAVI Alliance : Fondation Indépendante à but non lucratif (ONG International Suisse) VIH : Virus de l’Immuno déficience Humaine CSO/IHP+ : Organisation de Société Civile IHP+ DE : Direction Exécutive/Directeur Exécutif JORT : Journal Officiel de la République Togolaise PCA : Président du Conseil d’Administration CA : Conseil d’Administration AG : Assemblée Générale FM : Fonds Mondial Plan TOGO : Organisation de développement communautaire axé sur les enfants (ONG Etrangère) PNUD : Programme des Nation Unies pour le Développement ARMP : Autorité de Régularisation des Marchés Publics UE : Union Européenne OXFAM GB : Membre d’OXFAM International (the Grant Manager on the Civil Society Health Policy Action Fund) SB : Sous Bénéficiaire CAC Associatif : Commissaire au Compte Associatif PSI TOGO : Population Service International (ONG Etrangère) FM8 : Fonds Mondial série 8 FM9 : Fonds Mondial série 9 PROVONAT : Programme du Volontariat National BS : Bénéficiaire Secondaire TG : Trésorière Générale 5 TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE Lomé, le 06 mai 2013 UONGTO LOME Nos réf : 091/tate/mln/2013 RAPPORT DE LA MISSION D’AUDIT ORGANISATONNEL DE L’UNION DES ORGANISATIONS NON GOUVERNEMENTALES DU TOGO (UONGTO) Monsieur, En exécution de la mission d’audit organisationnel sollicitée par l’UONGTO et commanditée par le PASCRENA suivant le contrat N°PASCRENA/DP1/CS/022-2013, nous avons procédé aux analyses nécessaires afin d’identifier les dysfonctionnements du système d’organisation et de gestion de la faîtière. Cet audit doit permettre de mesurer la solidité opérationnelle et institutionnelle de cette structure, la qualité du mécanisme de contrôle interne mis en place et d’identifier les points forts. Il doit également aboutir à la proposition de pistes d’action pour renforcer les capacités de la structure en matière d’organisation administrative, comptable et financière. Il s’agit en outre d’une étude devant servir d’aide à la décision pour l’UGP en matière de contrats de services à nouer avec la faîtière. Nos travaux ont consisté à collecter, traiter et analyser toutes les informations que nous avons jugées utiles pour l’émission de nos constats. Ils ont été conduits suivants les orientations fixées par les termes de références. Les axes suivants ont donc été audités :: - organisation comptable ; - processus de prise de décision ; - dispositif de contrôle interne ; - ressources propres au regard de leur responsabilité collective ; Capacité à produire des états financiers qui rendent fidèlement comptes des activités ; - organisation interne. Le présent rapport comporte trois (03) parties à savoir :(i) la démarche méthodologique, (ii) le rapport détaillé, (iii) et la synthèse des problématiques et des recommandations. La conclusion de nos travaux est également présentée dans la troisième partie. Nous remercions tous nos interlocuteurs pour leur collaboration et leur disponibilité et sommes ouvert à tout apport contradictoire utile à l’amélioration de nos recommandations. Il est à noter que le Président de cette structure de coordination a accepté que les résultats de l’audit soient publiés, comme le souhaite le PASCRENA. 6 TATE / PASCRENA (UONGTO) AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE PROBLEMATIQUES DE L’ORGANISATION ET DE LA GESTION DE L’UONGTO L’amélioration de l’organisation de l’UONGTO se fonde sur l’importance que représente la faîtière en tant que vecteur de plaidoyers en matière de politiques sociales et économiques, tant dans le milieu associatif Togolais que dans celui des réseaux thématiques régionaux et internationaux. C’est une structure de coordination qui regroupe cent-dix-neuf (119) ONG et associations et qui de 2010 à 2013, a mobilisé plus de 430 millions de FCA dans le cadre de sa stratégie d’opérateur de développement. L’organigramme actuel est de type hiérarchique-fonctionnel, alors que la stratégie de UONGTO semble être portée sur une spécialisation en gestion de Projet. Cette spécialisation est d’autant plus avérée que sous l’influence des contingences extérieures, on assiste à une démultiplication des fonctions avec une concentration des ressources sur des projets données. Il pourrait en ressortir une difficulté de l’opérationnalité d’un organigramme fonctionnel qui du fait de son caractère rigide empêcherait toute réactivité et transversalité. La relance des activités, caractérisée par la gestion de plusieurs Projets financés par les bailleurs, contribue à accroitre les responsabilités des organes de gouvernance. Les règles de fonctionnement entre le Conseil d’Administration et la Direction Exécutive, , telles que définies par les textes actuelles de l’UNION, (qui datent de 1997), ne garantissent pas toujours le bon fonctionnement de ces organes de gouvernance. Dans ce contexte, les attributions du Conseil d’Administration et de la Direction Exécutive, d’une part, du PCA et du DE d’autre part nécessitent d’être redéfinies. Quoique non significatives, des actions de renforcement de capacité sont menées en faveur des membres de la faîtière. Il s’agit en général des bénéficiaires des projets que l’Union gère. On peut estimer à environ 22% leur proportion (l’Union compte 119 membres selon les informations fournies). Par ailleurs les cotisations ne sont pas régulières. Des efforts restent donc à fournir pour susciter la participation active des membres à la vie associative. Enfin, l’organisation comptable de UONGTO répond plus aux exigences d’une comptabilité de trésorerie plus qu’à celles d’une comptabilité d’exercice ou d’engagement. Le constat est que les rendus financiers de l’Union ne sont pas suivi d’une analyse de la consommation budgétaire, les états financiers de synthèses ne présente pas sincèrement le patrimoine de l’Union. Pour répondre au souci d’une pertinence partagée de l’information financière, (Membres, Etat, Banques, Fournisseurs, Bailleurs, autres Financeurs, public.),un renforcement de capacité de la fonction comptable s’impose. PRINCIPALES RECOMMANDATIONS - Diffusion d’un organigramme à jour et opérationnel tenant compte de la spécificité des projets, auprès des différents collaborateurs - La question du périmètre de responsabilité et des délégations confiées aux collaborateurs ainsi que les contours de leur poste devront l’objet d’une attention toute particulière ; - Négociation des objectifs avec l’équipe de la direction exécutive afin de susciter une adhésion réelle ; - Institution dans les statuts d’un tableau de délégation au sein du Conseil d’administration et entre le conseil d’administration et la direction exécutive ; - Mise en recouvrement des cotisations avant l’AG élective. Les membres doivent être informés qu’en cas de défaut de paiement ils seront suspendus de leur qualité de membre. Cette suspension prive les OSC concernés de tout ce que pourrait leur bénéficier la faîtière comme service. Elle ne uploads/Management/ audit-organisationnel-uongto-pdf.pdf