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OPA (EPREUVE E4) – RECHERCHE DE MISSIONS Fiche rédigée par Jérôme Turquey – 26/

OPA (EPREUVE E4) – RECHERCHE DE MISSIONS Fiche rédigée par Jérôme Turquey – 26/10/2021 V2 Activité 1.1. Conduire l’action administrative en appui aux membres de l’entité Tâches  Organisation du poste de travail  Gestion de la relation avec les clients ou usagers internes et externes  Coordination des activités des membres de l’entité  Assistance à l’utilisation des équipements et des solutions numériques Compétence Conduire l’action administrative en appui aux membres de l’entité Critères de performance pour la certification Idées de missions Relations instaurées propices à fidéliser et à renforcer la coopération, dans le respect des valeurs de l’organisation et des caractéristiques culturelles des partenaires. Comportement adapté à la situation et aux interlocuteurs. Suivi de la relation avec la clientèle : - traçabilité des documents commerciaux effectuée jusqu’à l’encaissement de la facture, - système d’information mis à jour avec maintien de sa fiabilité (qualité des données saisies et des informations produites). Coordination des activités : - consignes de travail recueillies et traduites en actions à mener, - agendas gérés dans le respect des contraintes des acteurs et des priorités, disponibles sur le terminal fixe ou mobile des membres de l’entité. Assistance aux utilisateurs : - problèmes d’utilisation des outils identifiés et assistance organisée, notamment pour l’usage des services et applications numériques, - procédures d’utilisation des équipements et des logiciels élaborées et mises à disposition des utilisateurs.  Organiser le poste de travail d’un(e) collaborateur(-trice)  Configurer et paramétrer des outils de communication en ligne  Contribuer à la communication écrite interne d’un groupe projet  Améliorer la communication orale en interne  Assurer accueil, information, orientation, filtrage des visiteurs, en face-à-face et au téléphone  Préparer un dossier de communication externe.  Assurer le suivi de la clientèle  Participer à la coordination du marché de Noel  Identifier les difficultés techniques rencontrées par les agents et leur porter assistance  Gérer des approvisionnements de petits matériels et leur recyclage  Organiser une opération de prospection commerciale  Contribuer à l’amélioration de la communication interne (élaboration, administration d’outils)  Créer un site Internet ou d’un espace de communication en ligne  Assister les utilisateurs d’une application ou d’un logiciel  Organiser une réunion professionnelle  Traiter les réclamations  Élaborer un questionnaire d’enquête numérique  Réaliser une newsletter  Contrôler et enregistrer les factures, suivre les règlements  Réaliser un prospectus Communication orale Accueil en face à face (physique, téléphonique, en ligne) adapté à la diversité des interlocuteurs et aux contraintes de sécurité. Réponses conformes aux besoins d’information des publics dans le respect de la confidentialité des informations. Démarches réceptive et proactive mises en œuvre vis à vis des partenaires internes et externes. Relations instaurées propices à fidéliser et à renforcer la coopération. Filtrage efficace des communications dans le respect des consignes de la hiérarchie. Communication écrite Production d’écrits professionnels (courriers, courriels, messages instantanés, notes d’information et d’instruction, infographies, diaporamas, présentations animées, etc.) adaptés aux destinataires tant par leur contenu que par leur présentation : - exploitant les outils et les services adaptés, fournis par le système d’information, - respectant les règles des langues française et étrangère notamment anglaise, - respectant les règles de la communication écrite, - respectant des règles d’attribution, de confidentialité et les normes de l’organisation, - véhiculant une image de l’entité valorisante et conforme à l’identité et à la charte graphique, - s'intégrant à la stratégie globale de communication, - délivrant une information fiable, - dont le stockage et la diffusion respectent les normes de l’organisation. Production et exploitation de questionnaires répondant aux besoins de l’entité. Poste de travail configuré selon les besoins métier en prenant en compte les contraintes organisationnelles, réglementaires et de sécurité de l’entité : OPA (EPREUVE E4) – RECHERCHE DE MISSIONS Fiche rédigée par Jérôme Turquey – 26/10/2021 V2 - outil de messagerie paramétré (comptes, carnets d’adresses, dossiers, règles de filtrage), - outils nomades configurés (applications, accès aux réseaux de communication), - arborescence de l’espace de stockage structurée, - accès aux services et applications paramétré (comptes et profils), - services et applications de communication et de gestion opérationnels, - bases de données personnelles installées. Extraction des données nécessaires à la production des documents. Mise à jour du système d’information : - données acquises exactes et de qualité (valides et pertinentes), - informations produites contrôlées et conformes aux besoins. Activité 1.2. Conduire l’action administrative en gestionnaire de dossier Tâches  Prise en charge d’un dossier  Animation d’espaces collaboratifs et de médias sociaux  Gestion des documents de l’entité Compétence Conduire l’action administrative en gestionnaire de dossier Critères de performance pour la certification Idées de missions Prise en charge d’un dossier : - actions récurrentes planifiées et anticipées, - coordination entre les acteurs organisée, - responsabilités, missions, tâches réparties entre les acteurs, - outils et ressources collaboratifs mobilisés, - procédure appliquée, - contraintes réglementaires des dossiers en lien avec les partenaires ou fournisseurs de services de l’entreprise respectées, - Documents de suivi actualisés, - suivi et évaluation du déroulement des actions, - décisions prises dans le respect des contraintes et des objectifs, - étapes et échéances de traitement du dossier respectées, - tableau de bord élaboré, - résultats analysés, - actions correctives proposées et mises en œuvre Gestion des déplacements : déplacements et frais afférents gérés dans le respect des contraintes réglementaires, temporelles, de coût et de qualité.  Optimiser les déplacements sur le territoire national et à l'international  Gérer des déplacements  Suivre un processus de certification  Susciter la collaboration dans le cadre de la politique de promotion de la diversité.  Animer la communication avec les médias sociaux  Améliorer la gestion documentaire grâce à la technologie  Organiser un évènement (salon, forum, opération de team building, etc.)  Gérer administrativement une activité (collecte de la taxe d'apprentissage, suivi de relations avec une administration)  Réaliser une enquête  Mettre en place d’outils de gestion  Participer à un recrutement  Gérer administrativement de formations  Participer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux salariés  Mettre en œuvre le télétravail  Proposer une solution d’archivage  Créer un profil et une page entreprise sur LinkedIn ou Facebook Communication efficace et adaptée avec les parties prenantes, tenant compte de leurs caractéristiques culturelles. Dossier formalisé, écrits respectant les règles de communication (identité de l’entité lisible et reconnaissable, charte graphique respectée). Bilan de l’action liée au dossier transmis aux responsables avec analyse quantitative et qualitative Activité collaborative entretenue dans le respect des consignes de la hiérarchie. Utilisation pertinente des médias sociaux au regard des normes de communication de l’organisation. Espaces collaboratifs alimentés et paramétrés conformément aux besoins des utilisateurs, à la politique de communication de l’organisation et au droit : - documents multimédia produits et diffusés via l’espace collaboratif, - espace collaboratif administré, actualisé et interactif, - accès aux bases de données professionnelles (interne, nationale et internationale) paramétré. Gestion numérique des documents facilitant l’accès à l’information : OPA (EPREUVE E4) – RECHERCHE DE MISSIONS Fiche rédigée par Jérôme Turquey – 26/10/2021 V2 - stockage organisé (classement et indexation) facilitant la recherche et l’accessibilité, - normes de l’organisation et réglementation respectées en matière de stockage et d’archivage, - gestion numérique efficace de documents sur l’ensemble du cycle d’accessibilité (numérisation, archivage, référencement, stockage avec choix du niveau de stockage, accès et partage), - délai de conservation des documents respecté, - traçabilité des documents assurée (gestion des versions), - règles de sécurité du système d’information appliquées. Mise à jour du système d’information : - données acquises exactes et de qualité (valides et pertinentes), - informations produites contrôlées et conformes aux besoins. Activité 1.3. Contribuer à la pérennisation des processus Tâches  Identification, formalisation et caractérisation des processus  Identification d’un problème ou d’un besoin et établissement d’un diagnostic  Proposition de solutions  Formalisation et diffusion des procédures  Contribution à la qualité et à la sécurité du système d’information Compétence Contribuer à la pérennisation des processus Critères de performance pour la certification Idées de missions Processus administratifs décrits (définition des conditions de déclenchement, du résultat final, description des traitements composant le processus, des ressources mobilisées, des responsabilités des acteurs, de l’enchaînement des traitements). Analyse, de la situation, du contexte ou des processus, pertinente. Besoins d’évolution, dysfonctionnements ou opportunités repérés et décrits. Diagnostic formalisé : objectifs définis, quantifiés et hiérarchisés, enjeux appréciés, contraintes de temps, de qualité et de coût recensées. Solutions proposées pour préparer la décision : critères de comparaison établis, hypothèses formulées et plans d’action associés, coûts définis, résultats contrôlés. Mise en œuvre de la décision : procédures formalisées ou actualisées.  Revoir, vérifier et si besoin actualiser un processus pour fiabiliser la sécurité des innovations  Traiter le problème du blocage croissant du personnel face à un changement (déménagement…)  Faire évoluer le système d’information en contribuant à améliorer les processus et la sécurité de celui-ci.  Suivre un processus de certification  Modifier une procédure  Contribuer à l’optimisation d’un processus RH (création outil de gestion des congés et absences  Élaborer un recueil de modes opératoires  Créer uploads/Management/ bts-sam-missions-possibles 1 .pdf