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BTS SAM – ÉPREUVE E4 - EXEMPLES DE MISSIONS En fonction de son degré de complex

BTS SAM – ÉPREUVE E4 - EXEMPLES DE MISSIONS En fonction de son degré de complexité et du niveau de délégation accordé à l’étudiant, la mission effectuée pourra correspondre à des activités différentes du bloc 1. MISSION TÂCHES POTENTIELLES CONSTITUANT LA MISSION PRODUCTIONS POSSIBLES Organisation d’une réunion professionnelle Recueil des besoins, renseignement de l’agenda partagé, réservation de salle, de commodités et des équipements nécessaires, convocation/invitation des participants, préparation de supports visuels, accueil, prise de notes, rédaction et envoi d’un compte-rendu, définition d’une procédure d’organisation des réunions. Messages de réservation, convocation/invitation, liste de contrôle, support visuel, prise de notes, compte- rendu. Organisation d’un évènement (salon, forum, opération de team building, etc.) Recueil des besoins, élaboration du programme, recherche et sélection de prestataires, réservations, convocation/invitation des participants, préparation de supports visuels, accueil, coordination des activités, gestion du budget. Liste de contrôle, programme, messages de réservation, tableau comparatif de prestataires, convocation/invitation, support visuel, budget. Gestion administrative d'une activité (collecte de la taxe d'apprentissage, suivi de relations avec une administration) Recueil du besoin, définition du processus à mettre en œuvre, information et gestion de la relation avec les parties prenantes, suivi de l’activité. Liste de contrôle, tableau de répartition des tâches, plan d’action, processus. Réalisation d’une enquête Définition de la cible, création du questionnaire ou formulaire, collecte des réponses, analyse. Base de contacts, questionnaire ou formulaire en ligne, document d’analyse. Gestion des déplacements Collecte des besoins, comparaison des prestataires, réservations, élaboration d’une feuille de route, gestion des frais, définition d’une procédure d’organisation des déplacements, suivi budgétaire. Formulaire de collecte des besoins de déplacement, tableau comparatif des prestataires, feuille de route, formulaire de note de frais, procédure d’organisation d’un déplacement, budget. Mise en place d’outils de gestion Recueil de l’existant et des besoins, conception d’outils de gestion, définition des modalités de suivi des outils. Budget, tableau de bord, procédure de suivi des outils. Suivi d’un processus de certification Participation à l’audit initial (état des lieux), élaboration de la cartographie des processus, création de fiches de processus, recueil des besoins de documentation, élaboration du dossier de certification. Modèle de documents administratifs, fiches de processus, tableau de recensement de la documentation. MISSION TÂCHES POTENTIELLES CONSTITUANT LA MISSION PRODUCTIONS POSSIBLES Modification d’une procédure Recueil des modifications à apporter à une procédure existante, actualisation de la procédure, rédaction d’un article expliquant les modifications opérées, diffusion de la nouvelle procédure accompagnée de l’article sur le réseau social d’entreprise. Procédure actualisée, article explicatif, diffusion via le réseau social d’entreprise Constitution d’un dossier d’appel d’offres Contribution à l’élaboration d’un cahier des charges, participation à la détermination des critères de sélection, recherche de fournisseurs potentiels, rédaction d’un courriel d’accompagnement. Mise en ligne d’un document complété de manière collaborative sur le réseau social d’entreprise (cahier des charges par exemple), processus de constitution d’un appel d’offres, base de contacts fournisseurs, courriel accompagnant l’appel d’offres. Traitement des réponses à un appel d’offres Réception des réponses, analyse et comparaison des offres, formulation d’un avis. Tableau comparatif des offres, note de synthèse. Organisation d’une opération de prospection commerciale Définition de la cible, création d’une base de contacts, élaboration d’un guide d’entretien téléphonique ou d’un document support, renseignement de l’agenda partagé pour les prises de rendez-vous, évaluation des résultats. Base de contacts, guide de prospection, support communicant, agenda partagé, synthèse des résultats. Gestion d’une transaction commerciale Élaboration d’un devis, transformation d’un devis en bon de commande puis en bon de livraison, alimentation du PGI, traitement des demandes d’information du client, mise à jour du système d’information, transmission des éléments aux services de l’entité (comptabilité). Devis, bon de commande, bon de livraison, procédure de traitement d’une transaction commerciale, PGI mis à jour. Gestion d’un parc d’équipement (informatique, véhicules) Recensement de l’existant et des besoins, organisation des modalités d’utilisation et de maintenance, alimentation du réseau social d’entreprise, recherche de fournisseurs ou prestataires, évaluation des coûts. Inventaire du parc d’équipement, procédure d’utilisation ou de maintenance, note aux utilisateurs, alimentation du réseau social d’entreprise, tableau d’analyse des coûts, contrat de prestation de service/de maintenance. Contribution à l’amélioration de la communication interne (élaboration, administration d’outils) Définition des objectifs, contribution au plan de communication interne, élaboration d’outils, définition des modalités de suivi, de mise à jour et de diffusion. Plan de communication, charte graphique, newsletter, boîte à idées en ligne, réseau social d’entreprise, forum, affiches. MISSION TÂCHES POTENTIELLES CONSTITUANT LA MISSION PRODUCTIONS POSSIBLES Gestion des achats de fournitures de bureau ou petit matériel Suivi de l’inventaire, collecte des besoins, recherche et sélection de fournisseurs, passation de commandes, gestion du budget, réception de la commande et contrôle du bon de livraison, suivi des consommations. Inventaire, formulaire de collecte des besoins, document comparatif des fournisseurs, budget, suivi des consommations, contrat. Création d’un site Internet ou d’un espace de communication en ligne Détermination des objectifs et de la cible, définition des outils et modalités de communication, création de l’espace en ligne (arborescence, contenus, charte graphique, hyperliens), gestion des droits d’accès. Charte graphique, espace en ligne, procédure d’administration de l’espace, message de présentation du nouvel espace en ligne. Assistance aux utilisateurs d’une application ou d’un logiciel Appréhension de l’outil, création et diffusion de tutoriel, organisation de sessions de formation pour accompagner la prise en main, mise à jour des versions. Tutoriel, message de diffusion, programme de formation, convocation/invitation des participants. Contribution à l’optimisation d’un processus RH (création outil de gestion des congés et absences1 Recueil des besoins, conception d’un outil de suivi, définition des modalités d’utilisation de l’outil, gestion des habilitations et protection des contenus. Outil de gestion (tableau de suivi des absences, des congés, des indicateurs sociaux, etc.), procédure de suivi de l’outil. Participation à un recrutement1 Recueil des besoins, rédaction et diffusion de l’annonce, tri des candidatures, participation à un entretien de recrutement, contribution à l’élaboration du contrat de travail, gestion des formalités administratives. Offre d’emploi, guide de recrutement, prise de notes lors d’un entretien de recrutement, grille comparative des candidatures, contrat de travail, DPAE, registre unique du personnel. Gestion administrative de formations1 Participation à l’évaluation des besoins, recherche et sélection de prestataires, contribution à la définition du contenu de formation, passation de commande, gestion du budget, réservation de salle, organisation du matériel, convocation des participants, évaluation de la formation. Comparatif des prestataires, contrat de prestation de service, programme de la formation, formulaire de satisfaction des participants, analyse des effets de la formation. Participation à l’accueil et à l’intégration des nouveaux salariés1 Définition des modalités d’accueil et d’intégration, formalisation d’une procédure, réalisation d’un livret, d’une vidéo ou d’un parcours d’accueil en ligne. Procédure d’accueil et d’intégration d’un nouveau salarié, livret d’accueil, vidéo d’accueil, programme du parcours d’intégration. 1 Cette mission entre dans le cadre du bloc 3 – Collaboration à la gestion des ressources humaines, mais peut être mobilisée pour l’épreuve E4 si elle permet d’évaluer des compétences du bloc 1 – Optimisation des processus administratifs, par l’intermédiaire des critères de performance inscrits dans le référentiel de certification. EXEMPLE DE FICHE DESCRIPTIVE COMPLÉTÉE BTS SAM - Session 2020 ÉPREUVE E4 : OPTIMISATION DES PROCESSUS ADMINISTRATIFS FICHE DESCRIPTIVE DE MISSION Nom et prénom du candidat : Numéro du candidat : Fiche descriptive numéro : 1 Compétence visée : Conduire l’action administrative en gestionnaire de dossier Intitulé de la mission : Consultation de fournisseurs en vue de remplacer le système d’éclairage d’une plateforme logistique Nom de l’organisation : SAINT-AUGUSTIN Durée et date de réalisation (1) : Mission ponctuelle (3 semaines) Contexte international  oui  non Descriptif de la mission (2) Le contexte dans lequel j’ai conduit ma mission est celui de l’entreprise Saint-Augustin SAS qui conçoit, produit et distribue des biscuits et pâtisseries sèches. Elle évolue dans le secteur de l’agroalimentaire et plus précisément sur le marché de l’épicerie sucrée – confiserie, biscuiterie, petit déjeuner. Son siège social se situe à Nancy, elle dispose de trois sites de production et de cinq plateformes logistiques qui permettent un maillage du territoire national. L’entreprise veille à conserver une proximité avec ses clients et à garantir des délais de livraison courts. La mission présentée a été réalisée pour la plateforme logistique de la région Rhône-Alpes au sein de laquelle s’est déroulé mon stage de fin de première année de formation. Celle-ci emploie 54 salariés. J’étais sous la responsabilité de l’office manager qui était mon tuteur. Le système d’éclairage de la plateforme qui fonctionne 24 h/24 et 7j/7 était peu satisfaisant, à la fois énergivore et coûteux. Le directeur logistique a souhaité remplacer les ampoules halogènes actuelles par des ampoules LED. Sa démarche s’est fondée sur l’action de l'Agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie (Ademe) et du syndicat de l'éclairage qui ont publié un guide en 2017 pour rénover l'éclairage des plateformes de logistique et entrepôts afin de gagner en efficacité énergétique. Mon objectif consistait à optimiser l’éclairage de la plateforme logistique. Au niveau opérationnel, il s’agissait de déterminer quel fournisseur d’ampoules LED ou de solutions d’éclairage équivalentes pourrait approvisionner la plateforme afin de : - améliorer la qualité d’éclairage, - réduire ce poste de dépenses, - respecter la charte RSE de l’entreprise visant à réduire la consommation d’énergie. uploads/Management/ e4-fichiers-annexes 1 .pdf