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SOCIETE IMMOBILIERE DU CAMERON CAMEROUN REAL ESTATE CORPORATION LOGICIEL DE GES

SOCIETE IMMOBILIERE DU CAMERON CAMEROUN REAL ESTATE CORPORATION LOGICIEL DE GESTION CLIENTELE ET PATRIMOINE CAHIER DES CHARGES SICSociété Immobilière du Cameroun BP: 387YdéTél/Fax: (+237) 22 23 34 11, E-Mail: info@sicameroun.com, Web: www.sicameroun.com Juin2009 SIC/CSI Société Immobilière du Cameroun BP: 387 YdéTél/Fax: (+237) 242 23 34 11, E-Mail: info@sic.cm, Web: www.sic.cm CAHIER DES CHARGES SUR LA MISE EN PLACE D’UN LOGICIEL DE GESTION CLIENTELE ET DU PATRIMOINE. Référence : SIC/DI/2009/CahierDeschargesGescli.doc Objet du document : Le présent document constitue le cahier de charges de la future application de gestion clientèle et du patrimoine. Il s’agit de présenter les spécifications techniques de la future application. Destinataires Objet de la diffusion Vu le : SIC Validation Version Indice de révision du document Date Objet de la mise à jour 1.0 00 18/06/2009 Création du document SIC/CSI Société Immobilière du Cameroun BP: 387 YdéTél/Fax: (+237) 242 23 34 11, E-Mail: info@sic.cm, Web: www.sic.cm C a h i e r d e c h a r g e s g e s t i o n c l i e n t è l e e t p a t r i m o i n e P a g e | 1 Sommaire CONTEXTE 2 PROBLÉMATIQUE 3 1.1 OBJECTIFS 3 1.1.1 Orientation politico stratégique 3 1.1.2 Orientation conceptuelle 3 1.1.3 Orientation organisationnelle 3 1.1.4 Orientation opérationnelle 3 1.2 CHAMPS D’ÉTUDE4 ETUDE DE L’EXISTANT 5 1.3 DESCRIPTION DES PROCESSUS 5 1.3.1 La gestion des clients 5 1.3.2 La gestion des contrats 5 1.3.3 La gestion du patrimoine 6 1.3.4 La gestion du traitement périodique 6 1.3.5 La gestion des règlements 6 1.3.6 La gestion du recouvrement 7 1.3.7 La gestion du contentieux 7 1.3.8 La gestion de la maintenance et des dégradations 8 1.3.9 La gestion des ventes 10 1.4 CRITIQUE DE L’EXISTANT 8 1.4.1 Les données 9 1.4.2 Les traitements9 1.4.3 Les documents 9 SOLUTION FUTURE 10 1.5 MODÉLISATION CONCEPTUELLE DE LA FUTURE SOLUTION 10 1.5.1 Modèle Conceptuel de Communication 10 1.5.2 Graphe de flux 15 1.5.3 Dictionnaire Des Données 23 1.5.4 Description des acteurs30 1.5.5 Description des événements 32 1.5.6 Règles de gestion 40 1.5.7 Description des processus 41 1.5.8 Modèle Conceptuel des Traitements 46 1.5.9 Modèle Conceptuel des Données 60 1.6 MODELE ORGANISATIONNEL DES TRAITEMENTS 69 1.6.1 Règles d’organisation 69 1.6.2 Graphes MOT 74 1.7 SOLUTION TECHNIQUE 86 1.7.1 Production du Modèle Logique de Données 86 2. CONTRAINTES NON FONCTIONNELLES 90 2.1 ERGONOMIE 90 2.2 SÉCURITÉ DE L’APPLICATION 90 2.2.1 Stockage et sauvegarde des données 90 2.2.2 Authentification 90 2.3 MAINTENANCE 90 2.3.1 Maintenabilité 90 2.3.2 Support d’utilisation 91 2.4 EXIGENCES DE PERFORMANCE 91 2.5 ENVIRONNEMENT MATÉRIEL 91 2.6 ENVIRONNEMENT LOGICIEL 91 2.7 DELAIS 91 3. ANNEXES 92 3.1 QUELQUES MASQUES D’ÉCRAN 92 3.2 Quelques états 97 SICSociété Immobilière du Cameroun BP: 387YdéTél/Fax: (+237) 22 23 34 11, E-Mail: info@sicameroun.com, Web: www.sicameroun.com C a h i e r d e c h a r g e s g e s t i o n c l i e n t è l e e t p a t r i m o i n e P a g e | 2 CONTEXTE La Société Immobilière du Cameroun est en train de parachever sa restructuration, cette dernière prévoit en bonne place la maîtrise deson chiffre l’affaire. Cette maitrise du chiffre d’affaire passe parune gestion efficace de sa clientèle. Le logiciel de gestionclientèle apparaît ainsi comme un outil essentiel dans cette mission.L’outil informatique de gestion clientèle actuel entré en exploitationà Yaoundé en juillet 1999 à Douala en décembre 1999 à Garoua en mars2007 Buea, Edéa en Avril 2008 et Bertoua et Ebolowa en Juin 2008 est devenu obsolescent à plus d’un titre. A l’exploitation, certains manquements sont apparus etl’évolution technologique a mis à jour l’inadaptation del’architecture de ce logiciel vieux de 15 ans. Ci-après les insuffisances observées :  La gestion du patrimoine qui s’est limitée exclusivement àl’exhaustivité des logements oubliant les notions telles que parcelle (titre foncier), parking, immeuble, niveau de l’appartement, positiondu logement  La gestion de l’après-vente (certificat d’acquittement, morcellement, transfert de propriété…) non pris en compte.  Le suivi du commercial (visite du logement, proposition du logement, remise des clés…) non pris en compte.  Inexistence de la notion de portefeuille, notion importante pour lesuivi du recouvrement par agent ou groupe de clients.  Absence de la gestion de la copropriété ainsi que ses aspects connexes.  Excepté les paiements effectués en espèce et chèque à la caisse dela cité du client, la prise en compte des autres modes de paiement (retenue à la source, virement, compensation…) n’est passatisfaisante.  Le principe de perception de la TVA n’est pas satisfaisant et nes’applique qu’au loyer, les autres rubriques (pénalité, frais dossiersétant exempts)  Le suivi des procédures judiciaires se limite à la mise à jour duniveau de procédure avec débit éventuel des frais dans le compte duclient. Il n’est pas possible de savoir quel huissier a servi quelacte à quel client ? quand a lieu et devant quelle juridiction laprochaine audience sur telle affaire ?  Absence de suivi (historique) des travaux de maintenance effectuésur le patrimoine.  Absence de suivi comptable (validation des encaissements, rapprochement et vérification périodique…)  Pas d’interface avec la comptabilité.  Sécurité et gestion des autorisations approximatives ou incomplètes.  Fonctionnement en monoposte et uniquement à la caisse dans chaquecité avec une base de données restreintes au données de la cité, engendrant de très long délai et des difficultés pour l’exécution decertains traitements réservés «abusivement » à l’informatique. Au vu de tout ce qui précède et de l’importance des manquements, laSIC a décidé d’acquérir un nouvel outil et qui va prendre en comptetous ces problèmes. SIC/CSI Société Immobilière du Cameroun BP: 387 YdéTél/Fax: (+237) 242 23 34 11, E-Mail: info@sic.cm, Web: www.sic.cm C a h i e r d e c h a r g e s g e s t i o n c l i e n t è l e e t p a t r i m o i n e P a g e | 3 Le principal objectif de la nouvelle application en plus de comblerles lacunes ci-dessus évoquées est de permettre à la SIC d’avoir entemps réel les données exhaustives de clientèle pour l’aide à ladécision. De permettre à des structures tierces (les Impôts, lecommissariat aux comptes, la tutelle etc.) d’avoir facilement lesdonnées de l’activité commerciale de la SIC; de permettre à nos clients de régler leurs factures dans une cité autre que celle où ilshabitent. Ceci passe évidemment par la mise en place d’uneinfrastructure de communication entre nos cités et le siège pour lestransferts de données. Le présent cahier des charges est donc l’outil préparatoire à la miseen place du nouvel outil informatique de gestion clientèle et dupatrimoine. Il fixe de façon détaillée les besoins et le cadre danslequel sera développé ou acquis cet outil. SIC/CSI Société Immobilière du Cameroun BP: 387 YdéTél/Fax: (+237) 242 23 34 11, E-Mail: info@sic.cm, Web: www.sic.cm C a h i e r d e c h a r g e s g e s t i o n c l i e n t è l e e t p a t r i m o i n e P a g e | 4 PROBLÉMATIQUE 1 Objectifs 1.1 Orientation politico stratégique Il s’agit de normaliser et d’harmoniser la gestion des clients et du patrimoine de la SIC dans un système unique permettant un accès rapide et un contrôle efficace. Permettre la maitrise des recettes et disposer d’une information fiable et à jour de la situation patrimoniale de la SIC. Améliorer la gestion et le contrôle ; Améliorer la collecte de l’information clientèle et patrimoine au plan de la gestion individuelle que comptable et financière pouvant être utilisée pour la prévision et la planification. Assurer une traçabilité dans la gestion. 1.2 Orientation conceptuelle Améliorer la gestion clientèle et du patrimoine de la SIC par la prise en compte de l’ensemble des activités du processus et des structures de données y relatives. 1.3 Orientation organisationnelle Alléger les tâches administratives : Il s’agit d’informatiser le processus de gestion clientèle en tenant compte de la participation de plusieurs acteurs dans le processus. Garantir la sécurité d’accès et d’utilisation du dispositif qui sera mis en place. 1.4 Orientation opérationnelle Le système informatique de gestion clientèle et du patrimoine de la SIC devra tenir compte du niveau informatique pas très élevé des utilisateurs, ainsi les interfaces devront être simple et conviviale pour l’utilisateur ; L’application fonctionnera sur un réseau local et longue distance mis en place dans les différentes agences, secteurs et antennes de la SIC ; Cette application devra assurer l’échange de données avec d’autres applications pourvoyeuses de données, notamment la comptabilité, le budget. 2 Champs d’étude Tel que les objectifs assignés à ce projet le montrent, la présente étude a pour but de définir les spécifications d’un outil logiciel qui devra automatiser les procédures de gestion clientèle et du patrimoine par rapport aux textes et manuel de procédure de la SIC. En outre la reprise des uploads/Management/ gestion-clientele-cdc.pdf