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Fonds mondial Manuel de gestion financière à l’intention des maîtres d’œuvre de

Fonds mondial Manuel de gestion financière à l’intention des maîtres d’œuvre des subventions Décembre 2017 Genève, Suisse La présente traduction du Manuel de gestion financière à l’intention des maîtres d’œuvre des subvention (le “manuel”) en français est fournie à titre informatif uniquement. Le document en anglais publié sur le site web du Fonds mondial (susceptible d’être modifié à tout moment) constitue la version officielle des directives. Décembre 2017 Genève, Suisse 1 Table des matières 1 Résumé .................................................................................................. 4 1.1 Introduction................................................................................................................ 4 1.2 Objet et champ d’application ..................................................................................... 5 1.3 Modèle de financement du Fonds mondial ............................................................... 6 1.4 Principes de gestion financière du Fonds mondial .................................................... 6 1.5 Système de gestion financière .................................................................................... 7 2 Cycle de financement du Fonds mondial ................................................. 9 2.1 Aperçu ......................................................................................................................... 9 2.2 Gestion financière dans le cycle de financement ....................................................... 9 2.2.1 Phase 1 : Dialogue au niveau du pays ................................................................................ 9 2.2.2 Phase 2 : Demande de financement ................................................................................ 10 2.2.3 Phase 3 : Établissement de la subvention ........................................................................ 11 2.2.4 Phase 4 : Mise en œuvre .................................................................................................. 12 2.2.5 Phase 5 : Clôture de la subvention ................................................................................... 12 3 Principes de gestion financière du Fonds mondial ................................ 14 3.1 Aperçu ....................................................................................................................... 14 3.2 Modalités de gestion financière ............................................................................... 14 3.2.1 Récipiendaires principaux ............................................................................................... 16 3.2.2 Sous-récipiendaires ......................................................................................................... 18 3.2.3 Paiement en fonction des résultats.................................................................................. 18 3.3 Évaluation des capacités de gestion financière des maîtres d’œuvre ...................... 19 3.4 Renforcement de la gestion financière des maîtres d’œuvre ................................... 21 3.5 Examen de l’impact de la gestion financière............................................................ 22 3.6 Planification, exécution et gestion de l’assurance ................................................... 22 3.7 Optimisation du portefeuille .................................................................................... 23 4 Modalités institutionnelles et de suivi stratégique ................................ 25 4.1 Aperçu ....................................................................................................................... 25 4.2 Modalités institutionnelles ....................................................................................... 25 4.3 Modalités de suivi stratégique .................................................................................. 27 4.3.1 Suivi stratégique assuré par la direction ......................................................................... 28 4.3.2 Comité des finances et/ou d’audit ................................................................................... 29 4.3.3 Instance de coordination nationale ................................................................................. 30 4.4 Contrôles internes .................................................................................................... 33 4.4.1 Principes et démarche pour le cadre de garantie et de gestion des risques .................... 34 4.4.2 Composantes du contrôle interne.................................................................................... 36 4.4.3 Environnement de contrôle ............................................................................................. 37 4.4.4 Évaluation des risques (processus de gestion des risques) ............................................. 38 4.4.5 Activités de contrôle ........................................................................................................ 39 4.4.6 Information et communication ....................................................................................... 41 Décembre 2017 Genève, Suisse 2 4.4.7 Suivi ................................................................................................................................. 43 4.5 Ressources humaines ............................................................................................... 44 4.5.1 Fonction des ressources humaines .................................................................................. 45 4.5.2 Politiques et procédures en matière de ressources humaines ......................................... 45 4.5.3 Processus de recrutement ................................................................................................ 45 4.5.4 Politique relative aux avantages, à la rémunération et aux congés ................................. 46 4.5.5 Responsabilité du personnel et évaluation des résultats ................................................ 46 4.5.6 Fidélisation et rotation du personnel .............................................................................. 46 4.5.7 Traitement de la paie ....................................................................................................... 47 4.5.8 Code de conduite ............................................................................................................. 47 4.5.9 Sélection de l’équipe financière pour la subvention ........................................................ 48 4.6 Système informatisé de gestion financière .............................................................. 49 4.6.1 Exigences minimales du Fonds mondial concernant le système informatisé de gestion financière ....................................................................................................................................... 49 5 Contrôle financier ................................................................................ 51 5.1 Aperçu ....................................................................................................................... 51 5.2 Principes de contrôle financier ................................................................................ 51 5.2.1 Fonction financière et comptable .................................................................................... 52 5.2.2 Politiques et procédures financières et comptables ........................................................ 52 5.2.3 Méthode, politiques et principes comptables .................................................................. 52 5.2.4 Plan comptable de l’organisation .................................................................................... 58 5.3 Planification, établissement du budget et flux des fonds ....................................... 60 5.3.1 Cycle et processus budgétaires ........................................................................................ 61 5.3.2 Contrôle et suivi budgétaires ........................................................................................... 62 5.3.3 Ajustements budgétaires ................................................................................................. 63 5.3.4 Flux des fonds .................................................................................................................. 63 5.4 Gestion des contrats ................................................................................................. 65 5.4.1 Gestion des contrats ........................................................................................................ 66 5.5 Factures, paiements et enregistrement ................................................................... 68 5.5.1 Modes de paiement .......................................................................................................... 69 5.5.2 Processus de paiement .................................................................................................... 70 5.5.3 Principales pièces justificatives ....................................................................................... 71 5.5.4 Considérations spécifiques au Fonds mondial ................................................................ 72 5.5.5 Avances ............................................................................................................................ 74 5.6 Gestion de trésorerie ................................................................................................ 77 5.6.1 Gestion des comptes bancaires ........................................................................................ 77 5.6.2 Gestion de la petite caisse ............................................................................................... 80 5.6.3 Argent mobile .................................................................................................................. 81 5.6.4 Gestion du risque de change ............................................................................................ 82 5.7 Gestion des actifs et des stocks ............................................................................... 84 5.7.1 Politique de gestion des actifs et des stocks .................................................................... 85 5.8 Gestion des documents et des archives .................................................................... 87 Décembre 2017 Genève, Suisse 3 5.8.1 Politique de gestion des documents et des archives ........................................................ 87 6 Communication de l’information financière et audit ............................89 6.1 Aperçu ...................................................................................................................... 89 6.2 Communication de l’information financière .......................................................... 89 6.2.1 Rapports de gestion ......................................................................................................... 90 6.2.2 Communication de l’information statutaire .................................................................... 90 6.2.3 Communication de l’information spécifique aux donateurs ........................................... 90 6.2.4 Rapports ad hoc ............................................................................................................... 91 6.3 Audit ......................................................................................................................... 91 6.3.1 Audit interne .................................................................................................................... 91 6.3.2 Audit externe ................................................................................................................... 95 Glossaire et annexes .....................................................................................98 Glossaire ................................................................................................................................. 99 Annexes ................................................................................................................................ 102 Décembre 2017 Genève, Suisse Page 4 1 Résumé 1.1 Introduction 1. Le Fonds mondial a pour mission de mobiliser, gérer et décaisser des ressources supplémentaires afin de lutter contre le sida, la tuberculose et le paludisme. Il doit donc s’assurer a) que des contrôles fiduciaires adéquats sont en place pour la gestion des fonds, au niveau des pays et du Secrétariat du Fonds mondial, et b) qu’un ensemble minimal d’informations financières fiables concernant la mise en œuvre des subventions est disponible en temps voulu. Des informations financières de haute qualité jouent un rôle essentiel dans l’amélioration de la responsabilité, la bonne gouvernance et le contrôle financier global de la mise en œuvre et de l’impact des subventions. 2. Le Fonds mondial étant un organisme financier plutôt qu’un organisme de mise en œuvre, l’appropriation par le pays est l’un de ses principes fondateurs, qui repose sur la conviction que les pays sont les mieux placés pour élaborer leurs propres solutions visant à combattre les trois maladies, dans le respect des procédures de formulation et de mise en œuvre dirigées par les pays. Ce principe implique que les récipiendaires principaux, choisis par l’instance de coordination nationale (ou son équivalent), sont responsables de l’élaboration de programmes régis par des mécanismes et des principes de bonne gestion financière couvrant tout le cycle de vie des subventions. En substance, il incombe aux récipiendaires principaux (ou aux sous-récipiendaires et/ou prestataires de services) de mettre en œuvre les subventions du Fonds mondial1. 3. Le Fonds mondial reconnaît que la qualité et l’efficacité des systèmes de gestion financière2 utilisés lors de la mise en œuvre des subventions ont un impact essentiel sur l’aptitude a) des maîtres d’œuvre de ses subventions (essentiellement les récipiendaires principaux et les sous-récipiendaires, désignés collectivement comme les « maîtres d’œuvre ») à mener à bien des programmes nationaux financés par ces subventions et b) du Fonds mondial à exercer ses responsabilités fiduciaires et à procéder aux décaissements en temps utile. Les maîtres d’œuvre doivent s’assurer qu’un système de gestion financière adéquat est en place en vue d’une utilisation efficace et efficiente des ressources financières aux fins prévues, le Fonds mondial veillant quant à lui à l’amélioration continue, aux décaissements en temps opportun et à l’optimisation des ressources disponibles pour produire un impact plus marqué. 4. Dans sa stratégie 2017/2022, le Fonds mondial a fait du « renforcement de la gestion et de la surveillance financières » des maîtres d’œuvre des subventions une composante essentielle de l’objectif stratégique n° 2 (« Mettre en place des systèmes résistants et pérennes pour la santé »), pour aider ces maîtres d’œuvre à renforcer leurs capacités dans ces domaines. Dans le cadre de cette stratégie, il a conçu le « Manuel de gestion financière à l’intention des maîtres d’œuvre des subventions » (abrégé ci-après en « Manuel de gestion financière ») selon une démarche fondée sur des principes3 pour présenter les caractéristiques fondamentales de systèmes de gestion financière robustes et définir les normes requises en vue d’une absorption optimale et efficace des subventions allouées afin d’obtenir un impact maximal. 1 Les différences entre sous-récipiendaires et prestataires de services sont généralement les suivantes : 1. Les sous-récipiendaires reçoivent les fonds de subvention des récipiendaires principaux, de manière directe ou indirecte, et sont responsables de la mise en œuvre d’activités programmatiques spécifiques (décrites dans l’accord de subvention [défini au paragraphe 6]). Ils font partie intégrante de l’accord de subvention et doivent avoir des obligations qui sont généralement similaires à celles des récipiendaires principaux, en particulier concernant le décaissement, la comptabilité, la communication de l’information, le suivi et l’audit. 2. Les prestataires de services sont tenus d’atteindre les jalons ou de fournir les produits spécifiés, conformément aux conditions d’un accord contractuel précis avec, le plus souvent, le récipiendaire principal ou un sous-récipiendaire. Ils sont payés lorsque les jalons/produits spécifiés sont atteints/fournis. 2 Renvoie au personnel, aux processus, aux systèmes et à l’environnement de contrôle interne général déployés dans une organisation pour la gestion financière. Un système de gestion financière efficace inclut notamment un système comptable bien conçu ainsi que les processus et le personnel associés pour veiller à ce que les données financières adéquates soient collectées et agrégées afin de fournir des informations financières utiles et opportunes pour les analyses et la prise de décision. 3 La démarche fondée sur des principes est efficace et souple car elle requiert « uploads/Management/financial-grantimplementersmanagement-handbook-fr.pdf