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Etablir un budget prévisionnel Projets-19 projets19@projets19.org 01 53 26 57 3

Etablir un budget prévisionnel Projets-19 projets19@projets19.org 01 53 26 57 37 Introduction – Présentation dela formation – Présentation des intervenants – Présentation du programme de la formation Objectifs de la formation – Comprendre la démarche budgétaire et les outils de gestion – Savoir construire le budget prévisionnel de l’association – Etre capable d’établir un budget par action (analytique) Tour de table des participants – Rôle et fonction dans l’association – Niveau de connaissance sur le sujet – Attentes par rapport à l’atelier Présentation Introduction La gestion budgétaire Le budget prévisionnel 1. Les documents financiers prévisionnels Le budget prévisionnel de fonctionnement et d’investissement Le plan de trésorerie 2. Construction d’un budget prévisionnel La phase d’identification et de chiffrage La phase de valorisation des contributions volontaires Cas pratique 3. Construction d’un budget prévisionnel analytique (par action) Ventilation des charges/ produits directs/indirects Détermination de la clé de répartition et cohérence budgétaire Cas pratique Conclusion Sommaire Introduction La gestion budgétaire Qu’est ce que la gestion budgétaire ? – C’est un procédé qui organise et interprète la confrontation entre les objectifs assignés par les budgets et les résultats obtenus, en vue de définir et de mettre en œuvre les correctifs nécessaires. – La gestion budgétaire s’entend donc par l’élaboration de stratégies, la détermination d’objectifs, l’établissement de budgets et le contrôle budgétaire par la méthode des écarts. Budget versus Comptabilité – La comptabilité constate, renseigne à tout moment sur ce qui se passe ou sur le passé. – Le budget prévoit, en dressant un tableau de ce qui doit être ou se passer. Introduction La gestion budgétaire Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel ? – Le budget prévisionnel (BP) est un outil de gestion permettant de prévoir les objectifs pour une année complète aussi bien pour le fonctionnement que les investissements de votre association. – Le BP ne consiste pas seulement en la prévision de ce qui va se réaliser de façon à peu près certaine, mais en une véritable projection dans l’avenir de la vie de l’association. – Il doit être établi en fin d’année afin de prévoir les objectifs de l’année suivante. Le mieux serait de prévoir différentes hypothèses, allant de la plus pessimiste à la plus optimiste. – Un BP est un véritable plan d’action dynamique ; il n’est pas statique, il peut évoluer en cours d’année Introduction Le budget prévisionnel Budget de fonctionnement = Flux d’exploitation Le compte de résultat est la synthèse des charges et des produits du cycle d’exploitation Budget d’investissement = Flux de capitaux Le bilan est la synthèse du patrimoine de l’association (biens durables) Le plan de trésorerie = Flux de trésorerie Les documents financiers prévisionnels Budget prévisionnel de fonctionnement (1 à 3 ans) HT Budget prévisionnel d’investissement (1 an ou plus) CHARGES Fournitures bureaux Eau/électricité Salaires PRODUITS Prestations services/ventes Subventions Cotisations/dons BESOINS Investissements, immobilisations Remboursement d’emprunt RESSOURCES Autofi./Bénéfices Subventions d’investissement Emprunts Équilibre Équilibre Plan de trésorerie (1 an) 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 Total -Encaissement -Décaissement Écarts Cumuls - + - + - + - + - + - + Les documents financiers prévisionnels - Rappel fondamental - un budget est équilibré !!! Dépenses = Recettes Les étapes de construction du budget prévisionnel : – Phase d’identification – Phase de préparation – Phase de valorisation Construire le BP Les étapes de la construction Construire le BP Phase d’identification Etablir la liste des dépenses – Il s’agit d’identifier et de lister toutes les dépenses (charges) que le projet (l’association) est susceptible d’engendrer. Puis de les répartir par types de dépenses. – On distingue deux catégories de dépenses (charges): les dépenses de fonctionnement et les dépenses d’investissement. Dépenses de fonctionnement = dépenses courantes Dépenses d’investissement = dépenses de long terme Achat de petits équipements Véhicule Fournitures diverses Licence/Brevet Frais de transport Caution Salaires … …. La valorisation des contributions volontaires en nature – La valorisation a pour but de rendre compte des ressources « non financières » que l’association peut mobiliser et qui contribue à la réalisation de l’action. Construire le BP Phase de valorisation Emploi des contributions volontaires en nature Contributions volontaires en nature Secours en nature Bénévolat Mise à disposition gratuite de biens et prestations Prestations en nature Personnel bénévole Dons en nature Le chiffrage des contributions volontaires en nature – Bénévolat = nombre d’heures de bénévolat x taux horaire smic x nombre de bénévoles – Mise à disposition gratuite de biens et prestations – dons en nature = prix du marché Construire le BP Phase de valorisation Exemple de valorisation - Tournoi sportif pour enfants - – 10 bénévoles assurent l’encadrement du tournoi pour une durée de 10h – La municipalité fourni 50 sandwichs (estimé à 4€ pièce) pour les enfants – Le club sportif prête 5 ballons (estimé à 20€ pièce) Emploi des contributions volontaires en nature Contributions volontaires en nature Secours en nature 200 (50*4) Bénévolat 943 Mise à disposition gratuite de biens et prestations 100 (5*20) Prestations en nature 100 Personnel bénévole 943 (10*10*9,43) Dons en nature 200 TOTAL 1243 TOTAL 1243 Cela permet : – D’expliquer les résultats par activité – De mieux apprécier les coûts Notions de charges directes et indirectes – Charges directes : c’est l’ensemble des charges qui concernent directement chaque activité (par exemple, les achats, le personnel clairement identifiés et affectés à une activité) – Charges indirectes : elles ne sont pas directement liées à une activité (par exemple, les frais généraux tels que l’assurance, les loyers, le personnel administratif) La clé de répartition – Elle permet d’affecter les charges et les produits indirects dans les activités La construction du budget par action Budget de fonctionnement Structure Action 1 Action 2 Action 3 Charges indirectes Charges directes Charges directes Charges directes Produits indirects Produits directs Produits directs Produits directs Ventilation des charges et des produits directs et indirects Liste des charges & produits La construction du budget par action La construction du budget prévisionnel analytique Définition d’une clef de répartition puis ventilation des charges et des produits indirects dans les budgets par action Budget de fonctionnement Structure Action 1 Action 2 Action 3 Charges indirectes Charges directes Charges directes Charges directes Produits indirects Produits directs Produits directs Produits directs Cas pratique : élaborer un budget prévisionnel en analytique Présentation du dossier COSA : – Un budget de l’association – Un budget par action – Attribution des charges de structure à l’action La construction du budget prévisionnel analytique CHARGES Montant PRODUITS Montant 60 – Achats 70 – Vente de produits finis, de Prestations de services marchandises, prestations de Achats matières et fournitures services Autres fournitures 74- Subventions d’exploitation 61 - Services extérieurs Etat : préciser le(s) ministère(s) sollicité(s) Locations Entretien et réparation Assurance Documentation Région(s) : 62 - Autres services extérieurs Département(s) : Rémunérations intermédiaires et honoraires Publicité, publication Intercommunalité(s) : Déplacements, missions Services bancaires, autres Commune(s) : 63 - Impôts et taxes Organismes sociaux (détailler) : Impôts et taxes sur rémunération Autres impôts et taxes Fonds européens : 64- Charges de personnel Rémunération des personnels L'agence de services et de paiement (ex- CNASEA -emplois aidés) Charges sociales Autres charges de personnel Autres établissements publics Aides privées 65- Autres charges de gestion courante 75 - Autres produits de gestion courante Dont cotisations, dons manuels ou legs 66- Charges financières 76 - Produits financiers 67- Charges exceptionnelles 78 – Reprises sur amortissements et provisions 68- Dotation aux amortissements CHARGES INDIRECTES Charges fixes de fonctionnement Frais financiers Autres TOTAL DES CHARGES 0 € TOTAL DES PRODUITS 0 € 86- Emplois des contributions 87 - Contributions volontaires en nature volontaires en nature Secours en nature Bénévolat Mise à disposition gratuite de biens et Prestations en nature prestations Personnel bénévole Dons en nature Nom de l'association Exercice: 3-2. Budget prévisionnel de l’action RESSOURCES DIRECTES CHARGES DIRECTES CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES IMPORTANT : Le total des charges doit être égal au total des produits. Intitulé de l'action: MONTANT total de la demande de subvention au titre de l'Appel A Projets Politique de la Ville: Conclusion Les outils de gestion prévisionnels à élaborer : – Budget prévisionnel de fonctionnement – Budget prévisionnel d’investissement (si besoin) – Plan de trésorerie Pour établir un budget prévisionnel : – Identifier puis chiffrer les différents types de charges (fonctionnement/investissement) – Estimer et valoriser les contributions volontaires en nature – Actualiser le BP en fonction des recettes escomptées et prévisibles Pour Construire un BP analytique (par action) : – Dissocier charges et produits directs et indirects – Définir une clé de répartition – Ventiler les charges et produits directs et indirects par action uploads/Management/gestion-budgetaire.pdf