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Réseau transfrontalier pour le développement touristique et économique de l’Arc

Réseau transfrontalier pour le développement touristique et économique de l’Arc Alpin au travers d’événements sportifs Guide d’organisation des événements sportifs pour responsables sportifs, politiques et administratifs « Bon, par quoi je commence ? » Initiative communautaire européenne INTERREG III B Espace Alpin Priorité 1, Mesure 2 : Compétitivité et développement durable 2 SENTEDALPS Sports Event Network for Tourism and Economic Development of the Alpine Space Réseau transfrontalier pour le développement touristique et économique de l’Arc Alpin au travers d’événements sportifs * GUIDE D’ORGANISATION DES ÉVÉNEMENTS SPORTIFS POUR LES RESPONSABLES SPORTIFS, POLITIQUES ET ADMINISTRATIFS « BON, PAR QUOI JE COMMENCE ? » Guide écrit par : Paul Bergeri (ALGOE), Pascal Sordet (ALGOE) et Denis Geffroy (ALGOE) avec le concours de Rémy Charmetant (ATDS), Nancy Favre (IDHEAP), Alain Ferrand (UCBL) et Joëlle Rizzon (ATDS). Les entretiens pour les études de cas ont été réalisés par : Paul Bergeri (ALGOE), Nicolas Chavanat (UCBL), Jean-Philippe Delage (IUP-THTL), Alain Ferrand (UCBL), Alessandro Giacca (FISI-CAO), Denis Geffroy (ALGOE), Joëlle Rizzon (ATDS) et Pascal Sordet (ALGOE). 3 GUIDE D’ORGANISATION DES ÉVÉNEMENTS SPORTIFS POUR LES RESPONSABLES SPORTIFS, POLITIQUES ET ADMINISTRATIFS « BON, PAR QUOI JE COMMENCE ? » © 2005 Sentedalps Consortium, Interreg IIIB Project number CH/1-2/3.3/3 4 TABLE DES MATIÈRES Avant Propos 5 SENTEDALPS 5 Les quatre phases de l’organisation 5 Un guide pour quoi faire ? 5 Un guide pour quels types d’événement? 5 Un guide pour qui? 6 Les membres du réseau SENTEDALPS 7 Introduction 8 Les caractéristiques d’un événement sportif 8 La structure d’organisation 9 La mise en mouvement de l’organisation 9 Mettre en mouvement le projet et la structure d’organisation 12 Chapitre 1 : L’équipe et la structure d’organisation 13 Chapitre 2 : Le marketing et la communication 16 Chapitre 3 : Le budget 19 Chapitre 4 : Les délais 23 Chapitre 5 : Les fonctions d’organisation 27 Chapitre 6 : Le pilotage et le système d’information 30 Chapitre 7 : L’approche client 33 Chapitre 8 : Le management de la qualité 35 Chapitre 9 : Les effets sur le territoire 37 Conclusion 40 Etudes de cas 41 5 Avant Propos SENTEDALPS Le projet SENTEDALPS (Sports Event Network for Tourism and Economic Development of the Alpine Space) est un projet co-financé par la Commission européenne dans le cadre de l’initiative communautaire INTERREG III B, il se déroule sur trois ans (2003-2006). Le projet comprend seize partenaires provenant d’Autriche, de France, d’Italie, de Slovénie et de Suisse. Il rassemble des représentants d’instituts de recherche publics et privés, d’administrations publiques régionales et locales ainsi que des organisations privées. Ce guide d’organisation est le deuxième d’une série de trois guides produits par le projet SENTEDALPS. Le premier est consacré à la candidature, le deuxième aux premières étapes de l’organisation d’un événement sportif, le troisième à la préparation et la formation des volontaires. Les quatre phases de l’organisation De la désignation de l’organisateur aux lendemains de l’événement, l’organisation des événements sportifs peut se décliner en quatre grandes phases : • conception et structuration, • préparation opérationnelle et mise en place, • déroulement proprement dit de l’événement, • clôture et liquidation. Ce guide se concentre sur les deux premières phases, quand, au lendemain d’une candidature victorieuse, il faut concevoir, structurer et mettre en place l’organisation qui va produire cet événement. Figure 1 - Les quatre phases de l’organisation d’un événement sportif Un guide pour quoi faire ? Son ambition n’est pas de proposer un ensemble de recettes infaillibles qui garantiraient le succès, mais de rappeler aux futurs organisateurs les questions à se poser et les points de passage obligés pour structurer leur démarche et mettre en place une organisation capable de « livrer » l’événement. Un guide pour quels types d’événement? Ce guide a également pour but de diffuser les savoir-faire de l’Arc alpin en la matière. S’il s’attache essentiellement aux événements sportifs ponctuels et itinérants - dont l’organisation est attribuée par le propriétaire de l’événement (fédérations sportives nationales et internationales, sociétés privées…) à l’issue d’un processus de candidature - les spécificités propres aux événements récurrents seront Lancement Structuration Conception Préparation Mise en place Déroulement Organisation Clôture Désignation de l’organisateur 6 évoquées à quelques occasions. Dans les deux cas, il s’agit d’événements de dimension internationale et de taille moyenne (budget compris entre 1 et 20 millions d’euros) qui se caractérisent par une relation forte avec le territoire qui les accueille, génératrice d’effets conjoncturels et durables sur celui-ci. Un guide pour qui? Enfin, ce guide s’adresse à trois types de publics qui peuvent participer à l’organisation d’un événement sportif : • les élus politiques locaux, • les responsables administratifs, du sport, du tourisme, du développement économique et territorial, • les milieux sportifs. 7 Les membres du réseau SENTEDALPS Institut de hautes études en administration publique (IDHEAP), Chef de file technique Suisse Haute école valaisanne (HEVs) Suisse Etat du Valais (SDET) Suisse Etat de Vaud (DEC) Suisse Ecole universitaire inter-facultés des sciences kinésiques (SUISM), Chef de file financier Italie Comité régional (Alpes Occidentales) de la fédération italienne des sports d’hiver (FISI-CAO) Italie Institut supérieur d’éducation physique (ISEF) Italie Comité d’organisation des XXèmes Jeux Olympiques d’hiver Turin 2006 (TOROC) Italie Province de Turin (PTO) Italie Agence touristique départementale de Savoie (ATDS) France Conseil régional Rhône-Alpes (CRRA) France Université de Savoie (IUP-THTL) France Université Claude Bernard Lyon 1 (UCBL) France Ville d’Innsbruck (STINN) Autriche Comité d’organisation des Universiades d’hiver Innsbruck 2005 (ISOC) Autriche Association touristique de Slovénie (TAS) Slovénie 8 Introduction Les caractéristiques d’un événement sportif Un événement sportif ne se résume pas à la seule compétition entre athlètes. C’est un fait social médiatisé, rassemblant une masse importante d’individus et d’activités autour ou à l’occasion d’une compétition sportive. Spectacle, fête, il est aussi un espace de représentation d’une société ou d’un territoire. Ce sont toutes ces composantes que doit prendre en compte le comité d’organisation. Les types d’événements sportifs sont nombreux : compétitions sportives nationales et internationales, manifestations sportives de masse, spectacles ou démonstrations sportives, raids ou défis aventure... A côté des plus grands - Jeux-olympiques, Coupe du monde et d’Europe de football, Tour de France – les événements d’ampleur plus mesurée se développent – certains championnats du monde et d’Europe, grands tournois, grands meetings et grandes courses populaires. Selon que ces derniers rassemblent amateurs et professionnels, ou selon le degré de notoriété du sport considéré, les contraintes et exigences d’organisation ne seront pas du même niveau. Toutefois, ces différents types d’événements ont des caractéristiques communes. Par définition uniques et non répétitifs, ils impliquent de réussir du premier coup et ce, à une date incontournable, non modifiable. Leur organisation fédère de multiples acteurs qui vont être amenés à travailler ensemble d’une manière occasionnelle, sans références antérieures. Le comité d’organisation devra satisfaire de nombreux « clients » aux attentes multiples (sportifs, spectateurs, fournisseurs, …). Tableau 1 - Les caractéristiques génériques d’un événement Ces spécificités supposent d’associer au sein du comité de direction trois « figures » : le sportif, le manager et le politique. Au sportif incombent les relations avec le monde sportif et les questions relatives à l’épreuve proprement dite, au manager incombe l’organisation concrète de l’événement, la mise en mouvement des équipes et des partenaires, tandis que l’association des élus permet d’assurer le soutien des autorités publiques. Ces trois fonctions peuvent être assumées par une, deux ou trois personnes. En tout état de cause, la faiblesse d’un des éléments de ce triptyque constitue un risque majeur. Les principales caractéristiques d'un événement Qui impliquent pour l'organisateur : Date incontournable Savoir se situer Occasionnel, unique, non répétitif Réussir du premier coup Acteurs occasionnels et nombreux Structurer le fonctionnement Peu d'antériorité de références Élaborer le plan de travail Donner de la visibilité Grande sensibilité à l'environnement externe et interne Développer une approche client Nombreux clients à servir 9 Figure 2 - Les trois pôles du comité de direction Un tel alliage ne va pas sans poser de difficultés, associer des expertises aussi diverses s’apparente parfois à un choc des cultures. Surtout, lorsqu’à la diversité des cultures professionnelles s’ajoute celle des cultures nationales. La structure d’organisation Le comité d’organisation se doit de répondre aux exigences imposées par le détenteur de droit, qui façonnent en partie l’événement. Mais ces figures imposées ne suffisent pas, loin de là, à concevoir l’événement. La phase de lancement de la dynamique de projet, de structuration de la cellule d’organisation et de conception du contenu même de l’événement est donc capitale. Les échecs résultent souvent d’une réflexion insuffisante à ce stade. Un des premiers chantier consiste à définir la structure d’organisation. Chaque événement engendre une structure particulière, temporaire, c’est-à-dire sans référence, sans passé ni avenir ; mais qui sera amenée à travailler avec des structures permanentes pour former un réseau de partenaires. Au-delà des partenaires incontournables, elle doit identifier tous les acteurs concernés par le projet et s’interroger sur la façon dont ils seront associés. Parallèlement, se pose les questions de la forme juridique de la structure organisatrice, de sa gouvernance, et de la répartition des fonctions clés (sport, équipements, marketing, technologie, administration et management…) entre les responsables qui vont constituer uploads/Management/guide-d-x27-organisation-des-evenements-sportifs.pdf