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Master SIB « Sciences de l’Information et des Bibliothèques » Option GISTE « Ge

Master SIB « Sciences de l’Information et des Bibliothèques » Option GISTE « Gestion de l’information scientifique et technique dans l’entreprise » RAPPORT DE STAGE Un audit sur les besoins des utilisateurs dans le cadre de la planification stratégique de la bibliothèque médicale de l’Hôpital Maisonneuve-Rosemont Emmanuelle Aucouturier SOUS LA DIRECTION DE Mme Hélène Lauzon Hôpital Maisonneuve-Rosemont et M. Robin Dumais RUIS de l’Université de Montréal Hôpital Maisonneuve-Rosemont 5415, boul. de l'Assomption Montréal (Québec) H1T 2M4 16 semaines ANNÉE 2006 / 2007 Aucouturier Emmanuelle | Master SIB | Rapport de stage | 06/2007 2 Résumé : L’Hôpital Maisonneuve-Rosemont est un important pôle d’enseignement médical affilié à l’Université de Montréal et faisant partie du Réseau Universitaire Intégré de Santé (RUIS) de cette même université. La planification stratégique quinquennale de sa bibliothèque a été l’occasion d’effectuer un audit informationnel ayant des répercussions sur tout le RUIS. Cet audit étudie plus particulièrement les comportements informationnels du personnel de l’HMR pour pouvoir proposer des services plus adaptés. Descripteurs : Santé, audit informationnel, bibliothèque médicale Abstract : The Maisonneuve-Rosemont hospital is a major teaching pole affiliated to the Montreal University and part of the Integrated Academic Health Network (RUIS) of this university. The five-year strategic planning of its library was the opportunity for an information audit with repercussions on all the RUIS. This audit studies specifically the staff’s information behaviors in order to propose better services. Two survey methods were used: a questionnaire and interviews. Keywords : Health, information audit, medical library Aucouturier Emmanuelle | Master SIB | Rapport de stage | 06/2007 3 Remerciements : Je souhaite remercier tout d’abord mes deux responsables, Hélène Lauzon et Robin Dumais, pour leur soutien et l’opportunité qu’ils m’ont offerte avec ce stage. Je remercie ensuite ma tutrice, Stéphanie Pouchot, pour son écoute et ses conseils. Je remercie également les professeurs de l’enssib ou de l’EBSI dont les cours m’ont été très utiles. Enfin, je remercie l’ensemble du personnel du l’hôpital Maisonneuve-Rosemont pour leur participation, les directeurs de l’enseignement du RUIS pour leur enthousiasme face à mon projet et le personnel de la bibliothèque pour leur accueil chaleureux. Aucouturier Emmanuelle | Master SIB | Rapport de stage | 06/2007 4 Liste des abréviations et acronymes ABSAUM : Association des bibliothèques de santé affiliées à l’Université de Montréal CLSC : Centre local de santé communautaire CSSS : Centre de santé et de services sociaux HMR : Hôpital Maisonneuve-Rosemont RUISUM : Réseau universitaire intégré de santé de l’Université de Montréal UdeM : Université de Montréal Aucouturier Emmanuelle | Master SIB | Rapport de stage | 06/2007 5 TABLE DES MATIÈRES Introduction................................................................................................................................ 8 1.Le milieu de stage ................................................................................................................... 9 1.1.Le sytème de santé québecois .......................................................................................... 9 1.2.Le RUIS.......................................................................................................................... 10 1.2.1.Les différents RUIS................................................................................................. 10 1.2.2.Le RUIS de l’UdeM ................................................................................................ 10 1.2.3.Le Consortium des ressources électroniques du RUIS de l’UdeM......................... 10 1.3.L’Hôpital Maisonneuve-Rosemont................................................................................ 11 1.4.La bibliothèque de l’HMR ............................................................................................. 12 1.4.1.Les services de la bibliothèque................................................................................ 13 1.4.2.Les ressources de la bibliothèque............................................................................ 13 2.Mission.........................................................................................Erreur ! Signet non défini. 2.1.Poste obtenu ................................................................................................................... 14 2.2.Première mission............................................................................................................ 15 2.3.Seconde mission............................................................................................................. 15 3.Taches effectuées .................................................................................................................. 16 3.1.Mission principale : l’audit informationnel.................................................................... 17 3.1.1.Plan d’action............................................................................................................ 17 3.1.1.1.Personnel impliqué dans l’audit....................................................................... 17 3.1.1.2.Outils d’enquête ............................................................................................... 17 3.1.1.3.Stratégie de communication............................................................................. 18 3.1.1.4.Echantillon ....................................................................................................... 18 3.1.1.5.Organisation dans le temps .............................................................................. 18 3.1.2.Le questionnaire...................................................................................................... 19 3.2.2.1.Elaboration ....................................................................................................... 19 3.1.2.2.La collecte des données.................................................................................... 20 Aucouturier Emmanuelle | Master SIB | Rapport de stage | 06/2007 6 3.1.3.Les entrevues........................................................................................................... 21 3.1.3.1.Elaboration ....................................................................................................... 21 3.1.3.2.Déroulement des entrevues .............................................................................. 22 3.1.4.Le traitement des données....................................................................................... 23 3.1.4.1.Questionnaire ................................................................................................... 23 3.1.4.2.Entrevues.......................................................................................................... 24 3.1.4.3.Utilisation de la bibliothèque ........................................................................... 25 3.1.5.L’élaboration et la presentation du rapport ............................................................. 25 3.1.5.1.La présentation aux directeurs de l’enseignement ........................................... 25 3.1.5.2.L’élaboration du rapport................................................................................... 26 3.2.Les projets issus de la mission principale ...................................................................... 27 3.2.1.Le rapport sur l’informationniste ............................................................................ 27 3.2.1.1.Le concept d’informationniste ......................................................................... 27 3.2.1.2.Le rapport ......................................................................................................... 27 3.2.2.Le projet du Centre d’excellence ............................................................................ 28 3.2.2.1.Le centre d’excellence en soins infirmiers....................................................... 28 3.2.2.2.Le soutien de la bibliothèque ........................................................................... 29 3.2.3.Le projet de base de données de profil.................................................................... 30 3.2.4.Outils de formation et de promotion ....................................................................... 33 3.2.4.1.Formulaire de référence en ligne...................................................................... 33 3.2.4.2.Capsules d’information .................................................................................... 33 3.2.4.3.Promotion de la bibliothèque ........................................................................... 33 3.2.5.Travail sur la base de données des établissements du RUIS................................... 34 3.3.Soutien à la bibliothèque................................................................................................ 35 Bilan ......................................................................................................................................... 35 Conclusion................................................................................................................................ 37 Bibliographie............................................................................................................................ 39 Annexes...................................................................................................................................... 1 Aucouturier Emmanuelle | Master SIB | Rapport de stage | 06/2007 7 Annexe 1 : Le rapport de l’Audit informationnel .................................................................. 1 Annexe 2 : le questionnaire.................................................................................................. 44 Annexe 3 : Le protocole d’entrevue..................................................................................... 53 Annexe 4 : Le dossier sur le rôle de l’informationniste....................................................... 55 Annexe 5 : Le rapport de recommandations pour le centre d’excellence ............................ 65 Annexe 6 : Le cahier des charges pour la base de données de profils ................................. 69 Aucouturier Emmanuelle | Master SIB | Rapport de stage | 06/2007 8 INTRODUCTION Le présent rapport décrit le stage que j’ai effectué à Montréal au sein du réseau universitaire de santé de l’Université de Montréal (UdeM). Deux commanditaires se sont associés pour me proposer mon mandat : la bibliothèque de l’Hôpital Maisonneuve-Rosemont (HMR) affilié à l’Université de Montréal et le Réseau Universitaire Intégré de Santé (RUIS) de la même université. L’HMR est un hôpital d’enseignement et de recherche et en tant que tel doit fournir des ressources et services d’information à ses étudiants et médecins. La bibliothèque souhaite élargir son public et sa mission. Elle a donc entamé une planification stratégique sur cinq ans. De plus, elle doit faire face à de nombreux problèmes d’ordre global, tel que l’intégration des ressources électroniques, ou plus spécifiques, tel qu’un déménagement imminent. Elle a ainsi pris part à un Consortium de ressources électroniques proposées par le RUIS et cherche à les mettre en valeur. La bibliothèque de l’HMR et le RUIS partagent donc des préoccupations et des projets communs, le mandat du RUIS étant d’assurer la concertation relativement à l'utilisation optimale des ressources et à la poursuite des objectifs de soins ultra spécialisés, d'enseignement, de recherche et d’évaluation des technologies. Dans ce cadre, le RUIS a lancé le Consortium des ressources électroniques permettant l’accès pour le personnel hospitalier à de grandes bases de données de références comme Medline ou Embase. Une collaboration étroite existait donc déjà entre ces deux institutions. La bibliothèque de l’HMR souhaitait ainsi accueillir un stagiaire pour l’aider dans sa planification stratégique tandis que le RUIS avait besoin de mieux connaître ses utilisateurs pour faire les meilleurs choix dans le développement des ressources informationnelles proposées aux organismes de santé. Ces deux commanditaires se sont donc entendu sur un projet commun d’audit informationnel qui constitue mon sujet de stage. J’ai mené cet audit informationnel à l’aide de mes responsables au sein de l’HMR mais cette étude prétend servir d’exemple et apporter des idées pour tout le réseau universitaire de santé de l’université. En effet, tout les établissements doivent faire face aux problématiques à l’origine de l’audit informationnel. Ma mission consistait donc à planifier et mener cet audit informationnel, pour en tirer des conclusions et des recommandations utilisables aussi bien pour la planification stratégique de la bibliothèque de l’HMR que pour la réflexion au sein du réseau universitaire de santé. Le but de ce rapport est de présenter mon intégration dans le milieu ainsi que mes processus de travail. Je présenterais donc tout d’abord mon environnement de travail plus en détail, décrivant les deux organismes commanditaires et leurs liens. Je me situerais ensuite moi-même dans ce milieu, pour en arriver à développer ma mission et les tâches qui en ont découlé. La conclusion sera l’occasion de vous faire part des développements suite à mon stage. Le produit de mon travail est consultable en grande partie en annexe. 1. LE MILIEU DE STAGE Le milieu de stage que j’ai découvert comporte un grand nombre de caractéristiques spécifiques. Tout d’abord, il est québécois et j’ai donc dû m’adapter culturellement même si ce processus était déjà en cours, ayant déjà fait quatre mois d’étude sur place. Il a fallu ensuite que je comprenne le milieu hospitalier québécois qui est très différent du système français. Enfin, j’ai eu besoin d’y associer les différentes structures universitaires rattachées. A partir de là j’ai pu appréhender les enjeux et les grandes problématiques de mon milieu de travail. Je vais donc vous présenter dans cette partie, les différents organismes qui étaient impliqués dans mon stage, de l’organisation au sens large aux services spécifiques pour lesquels j’ai travaillé. 1.1. LE SYTÈME DE SANTÉ QUÉBECOIS L’organisation du réseau de la santé et des services sociaux québécois a changé suite aux élections législatives de 2003 avec la création des 95 centres de santé et de services sociaux (CSSS) et des Réseau locaux de services (RLS). Les CSSS sont nés de la fusion de centres locaux de services communautaires (CLSC), de centres d’hébergement et de soins de longue durée (CHSLD) et, dans la majorité des cas, d’un centre hospitalier. Les CSSS agissent comme base du réseau local de services assurant l’accessibilité, la continuité et la qualité des services destinés à la population du territoire local. L’organigramme suivant uploads/Sante/ 1873-un-audit-sur-les-besoins-des-utilisateurs-dans-le-cadre-de-la-planification-strategique-de-la-bibliotheque-medicale-de-l-hopital-maisonneuve-rosemont.pdf