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Comment organiser une assemblée générale d'association en 12 étapes ? Mis à jou

Comment organiser une assemblée générale d'association en 12 étapes ? Mis à jour le 2 décembre 2019 L'assemblée générale ordinaire d'une association doit respecter des règles strictes de convocation et de vote. Toute délibération prise dans des conditions irrégulières peut entraîner l'annulation de l'assemblée générale. Réussir les AG d'une association  Convocation  Gestion des débats  Mode de scrutin, quorum et majorité  Modèles de procès-verbal  Accomplissement des formalités Télécharger le guide 1. Convocation des participants à l'assemblée générale de l'association En principe, tous les membres doivent pouvoir participer aux assemblées générales ordinaires de l'association. Mais les statuts ou le règlement intérieur peuvent valablement écarter la présence de certains membres (ceux n'ayant pas acquitté leurs cotisations, les membres non actifs...). La convocation à l'assemblée générale de l'association doit être transmise au moins une quinzaine de jours avant la date de réunion. Il ne faut pas hésiter à y joindre tous les documents qui permettront aux participants de voter en connaissance de cause : mise en place d'une nouvelle activité, projet de budget... Il est également indispensable que l'ordre du jour de l'assemblée générale de l'association soit détaillé. Pour laisser la possibilité aux participants d'évoquer des sujets ne figurant pas sur l'ordre du jour, il est possible d'ajouter une ligne intitulée "Questions diverses". 2. Signature de la feuille de présence Sauf si les statuts de l'association le précisent, la tenue d'une feuille de présence n'est pas obligatoire. Mais il est toujours utile de faire émerger les participants à l'assemblée générale ordinaire, avec l'indication éventuelle des membres disposant d'une procuration. Ce document permettra ensuite de vérifier que les conditions de quorum et de majorité sont bien remplies. 3. Désignation du Président de séance Bien que ce ne soit pas obligatoire, il peut être utile de désigner une personne chargée de diriger les débats au cours de l'assemblée générale. La plupart du temps, les statuts ou le règlement intérieur prévoient que le président de l'association sera chargé de cette fonction, éventuellement accompagné d'un secrétaire de séance et de scrutateurs. Si rien n'est prévu, c'est l'assemblée générale qui devra élire son président de séance, son secrétaire de séance et ses scrutateurs. Réussir les AG d'une association  Convocation  Gestion des débats  Mode de scrutin, quorum et majorité  Modèles de procès-verbal  Accomplissement des formalités Télécharger le guide 4. Vérification du quorum de l'assemblée générale de l'association Le président de séance doit vérifier que l'assemblée générale de l'association a été valablement convoquée au regard des statuts ou du règlement intérieur, puis constater grâce à la feuille de présence que le quorum requis est atteint. Le quorum correspond au nombre minimal de personnes qui doivent être présentes ou représentées à l'assemblée générale de l'association, pendant toute la durée de la réunion. Si ce nombre n'est pas atteint ou qu'il ne l'est plus du fait du départ de membres de l'assemblée pendant la séance, l'assemblée ne peut avoir lieu : le président devra lever la séance et convoquer une autre assemblée. Les statuts de l'association peuvent décider librement de l'instauration d'un quorum calculé sur la somme des seuls membres présents ou sur la somme des membres présents et représentés. En toute hypothèse, il faut éviter d'instaurer un quorum trop exigeant. 5. Lecture de l'ordre du jour de l'assemblée générale de l'association En principe, l'assemblée générale d'une association ne peut délibérer que sur les questions figurant à son ordre du jour. Par exception, trois types de questions peuvent être débattues sans avoir été nécessairement inscrites à l'ordre du jour :  la révocation d'un ou de plusieurs dirigeants, lorsqu'elle est justifiée par de graves révélations intervenues au cours de la séance ;  la modification d'éléments du projet de résolution (amendements) ;  l'adoption de modifications minimes des statuts, tels qu'un changement de dénomination ou de siège social. En outre, l'assemblée générale de l'association doit en principe délibérer sur toutes les questions inscrites à l'ordre du jour, ce qui interdit à son président d'écarter des débats certains points de l'ordre du jour ou de lever la séance tant que l'ordre du jour n'est pas épuisé. En l'absence de temps suffisant, il faudra que l'assemblée reporte le vote d'une résolution à une assemblée ultérieure. 6. Lecture des rapports lors de l'assemblée générale de l'association Il est important que les documents présentés soient les plus clairs possibles, notamment pour tout ce qui concerne le budget, la comptabilité et les questions d'ordre juridique. Il est recommandé de ne présenter que des documents synthétiques qui illustrent l'évolution de l'association et ses résultats par rapport aux prévisions. Utilisez des graphiques, des schémas et des images pour que cela reste accessible à la majorité des participants. Rapports à réaliser :  le rapport moral, qui contient les analyses et les résultats de l'activité de l'exercice précédent et précise les orientations et les perspectives de l'exercice suivant ;  le rapport d'activité, qui présente les objectifs de l'année à venir (peut être intégré au rapport moral) ;  le rapport financier, qui permet au trésorier va présenter une analyse du compte de résultat : Quelles sont les charges principales de l'association ? Ses revenus ? Quels sont les points posant problème ? Le compte de résultat est-il équilibré ? Est-il en contradiction avec le rapport moral ou le rapport d'activité ? L'éventuel excédent sera ensuite porté au bilan, en fonction de la proposition du trésorier et du vote de l'assemblée générale : affectation aux réserves, intégration au fonds associatif, dotation aux provisions pour projet d'action ou pour investissement. Puis le commissaire aux comptes , s'il y en a un, donne lecture de son rapport. Après avoir contrôlé la régularité de la gestion de l'association, il donne ou non son quitus au trésorier, c'est-à-dire reconnaît que la gestion et la tenue de la comptabilité ont été faites correctement. Généralement, un temps est ménagé après la lecture de chaque rapport, pour les questions et les débats éventuels. Si l'assemblée générale donne son accord, il est aussi possible de bloquer la discussion pour la reporter à la fin de la lecture de tous les rapports. Mais il est nécessaire que les participants soient avertis, dès le début de l'assemblée, du moment auquel ils pourront intervenir. 7. Discussions entre les participants à l'assemblée générale de l'association Pour éviter que tout le monde n'essaye de parler en même temps, il faut découper l'assemblée générale de l'association en plusieurs temps distincts :  une présentation rapide de chaque point qui servira d'introduction,  un temps pour les demandes de précisions,  les discussions sur un point précis. Lors de l'assemblée annuelle, le projet de budget doit être présenté et soumis au vote de l'assemblée générale. Éventuellement, le conseil d'administration va proposer le montant de la cotisation pour l'année à venir. Après discussion, elle est soumise au vote de l'assemblée générale de l'association. S'il y a lieu, l'assemblée générale de l'association peut aussi remplacer les membres du conseil d'administration dont le mandat a pris fin ou qui ont démissionné en cours d'année. Guide pratique de l'association  Formalités de création  Ressources (dons, subventions, cotisations)  Assemblées générales  Rémunération des dirigeants  Modification des statuts et dissolution Télécharger le guide 8. Choix du mode de scrutin de l'assemblée générale de l'association Plusieurs types de scrutin sont possibles : le scrutin à mains levées, le scrutin assis-debout ou encore par bulletins de vote secrets ou ouverts. Les statuts ou le règlement intérieur de l'association peuvent soit déterminer directement le mode de scrutin, soit conférer à l'assemblée, au président de l'assemblée ou à son bureau, le pouvoir d'imposer le mode de scrutin le plus adéquat ou encore laisser à une fraction de l'assemblée le demandant le droit d'exiger tel type de scrutin. En l'absence de précision, le mode de scrutin est déterminé par le président de séance, sous réserve de l'accord de l'assemblée. A noter cependant que les statuts des associations reconnues d'utilité publique exigent que l'assemblée générale élise au scrutin secret les membres du conseil d'administration. 9. Adoption des décisions par l'assemblée générale de l'association Les statuts de l'association précisent généralement :  le nombre de voix dont chaque membre dispose,  à combien doit s'élever la majorité,  sur quelle base s'exprime la majorité,  le mode de vote,  si le vote par procuration est autorisé ou non. Nombre de voix En l'absence d'indication dans les statuts, chaque personne dispose d'une voix, y compris le Président de l'association. Les statuts de l'association peuvent prévoir :  que certains membres n'auront qu'une voix consultative ;  que d'autres n'auront ni droit de vote ni voix consultative ;  ou, dans le sens contraire, qu'ils disposeront d'un droit de veto, de plusieurs voix ou auront voix prépondérante en cas de partage des voix (notamment le président de l'association). Ces techniques visent à assurer la prédominance des membres les plus actifs de l'association, des fondateurs ou encore des personnes ayant fait des apports particuliers. Majorité nécessaire à l'assemblée générale d'une association Il existe différents niveaux de majorité : uploads/s1/ comment-organiser-une-assemblee-generale-d-x27-association.pdf