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Stand 03.2019 © 2019 - TESIS SYSware Software Entwicklung GmbH Benutzerhandbuch

Stand 03.2019 © 2019 - TESIS SYSware Software Entwicklung GmbH Benutzerhandbuch DIVA Directory Access Manager Version 6 DIVA 6 DE .docx Stand 03.2019 Seite 2 von 53 © 2019 TESIS SYSware Software Entwicklung GmbH © 2019 TESIS SYSware Software Entwicklung GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument sowie die darin beschriebene Software unterliegen dem Urheberrecht und den Be- dingungen des Nutzungsüberlassungs- und Softwarepflegevertrages. Weder die Dokumentation noch die Software dürfen in irgendeiner Form, ganz oder auszugsweise ohne vorherige schriftliche Zustim- mung der TESIS SYSware Software Entwicklung GmbH („TESIS SYSware“) kopiert oder modifiziert werden. Der Inhalt dieses Handbuchs kann ohne Vorankündigung verändert werden. TESIS SYSware gibt kei- nerlei Gewähr zu dieser Dokumentation, auch nicht zur allgemeinen Gebrauchsfähigkeit und Eignung oder Korrektheit des Inhalts. TESIS SYSware übernimmt keine Verantwortung für Fehler im Inhalt und direkte, indirekte, außerordentliche, zufällige oder konsequente Schäden, die aus dem Gebrauch o- der der Anwendung der Dokumentation resultieren. TESIS SYSware bzw. das TESIS SYSware-Logo ist eine Wortbildmarke der TESIS SYSware Software Ent- wicklung GmbH, München. Produktnamen einschließlich etwaiger Ableitungen davon, sowie zugehö- rige Produkt-Logos oder -Embleme gehören TESIS SYSware. Alle anderen in diesem Dokument er- wähnten Firmen, Logos, Produkte, Markennamen oder gewerblichen Schutzrechte gehören den be- treffenden Inhabern. TESIS SYSware Software Entwicklung GmbH Machtlfinger Straße 11 D-81379 München E-Mail: info@tesis-sysware.de Web: www.tesis-sysware.de DIVA 6 DE .docx Stand 03.2019 Seite 3 von 53 © 2019 TESIS SYSware Software Entwicklung GmbH Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis ......................................................................................................................... 3 1 Einleitung ............................................................................................................................. 6 1.1 DIVA-Überblick ........................................................................................................................ 6 1.2 Über diese Anleitung ............................................................................................................... 6 2 Rollen ................................................................................................................................... 6 3 Menü „Verzeichnisse“ ........................................................................................................... 7 3.1 Verzeichniskonfigurationen verwalten ................................................................................... 7 3.1.1 Konfiguration ....................................................................................................................... 8 3.1.2 Strukturvorgaben .............................................................................................................. 10 3.1.3 Konfigurationsberechtigte ................................................................................................. 10 3.2 Verzeichnisattestierung starten ............................................................................................ 11 3.3 Eigene Berechtigungen einsehen .......................................................................................... 12 3.4 Eigene Verzeichnisse bearbeiten .......................................................................................... 13 3.4.1 Verzeichnis anzeigen ......................................................................................................... 14 3.4.2 Neues Verzeichnis anlegen ................................................................................................ 14 3.4.3 Neues Unterverzeichnis anlegen ....................................................................................... 15 3.4.4 Neues Verzeichnis mit Strukturvorgabe anlegen .............................................................. 15 3.4.5 Verzeichnis löschen ........................................................................................................... 15 3.4.6 Berechtigung erneut setzen .............................................................................................. 15 3.4.7 Verzeichnis umbenennen .................................................................................................. 15 3.4.8 Belegten Speicherplatz aktualisieren ................................................................................ 15 3.4.9 Zeitlich befristete Rechtevergabe für ein Verzeichnis ...................................................... 16 3.4.10 Verzeichnisablaufdatum Einträgen oder Ändern .............................................................. 16 3.4.11 Berechtigungen erneut setzen .......................................................................................... 16 3.4.12 Verzeichnis verschieben .................................................................................................... 16 3.4.13 Verzeichnisverantwortliche anlegen oder löschen ........................................................... 16 3.4.14 Lese-/Änderungsberechtigte verwalten ............................................................................ 17 3.5 Berechtigungen vergeben ..................................................................................................... 20 3.6 Berechtigungen übertragen/löschen .................................................................................... 22 3.6.1 Berechtigungen übertragen .............................................................................................. 22 3.6.2 Berechtigungen löschen .................................................................................................... 23 3.7 Berechtigungen erneut setzen .............................................................................................. 23 4 Menüpunkt „Arbeitsvorrat“ ................................................................................................ 24 4.1 Verzeichnisanträge bearbeiten ............................................................................................. 24 4.2 Berechtigungsanträge bearbeiten ......................................................................................... 24 4.3 Verzeichnisse attestieren ...................................................................................................... 24 4.4 Berechtigung attestieren ....................................................................................................... 25 5 Menüpunkt „Reports“ ......................................................................................................... 25 DIVA 6 DE .docx Stand 03.2019 Seite 4 von 53 © 2019 TESIS SYSware Software Entwicklung GmbH 5.1 Verzeichnisse ......................................................................................................................... 26 5.1.1 Berechtigungskontrolle generieren „Attestierung generieren“ ........................................ 27 5.1.2 Verzeichniskontrollen generieren ..................................................................................... 27 5.2 Berechtigungen (Benutzer) ................................................................................................... 28 5.3 Berechtigungen (Benutzer-Historie) ..................................................................................... 28 5.4 Berechtigungen (Zuständigkeitsbereich) .............................................................................. 28 5.5 Berechtigungsaktionen .......................................................................................................... 29 5.6 Verzeichnis-/Berechtigungsanträge ...................................................................................... 29 5.7 Verzeichnisattestierung ......................................................................................................... 30 5.8 Berechtigungsattestierung (Übersicht) ................................................................................. 30 5.9 Berechtigungsattestierung (Status) ....................................................................................... 31 5.10 Accounting ............................................................................................................................. 32 5.11 Verantwortliche ..................................................................................................................... 33 5.12 Server .................................................................................................................................... 34 5.13 Statistik .................................................................................................................................. 34 6 Menüpunkt „Verantwortliche“ ............................................................................................ 35 6.1 Verzeichnisverantwortliche ................................................................................................... 35 6.2 Implizite Verantwortliche ...................................................................................................... 36 6.3 Anlageberechtigte ................................................................................................................. 36 6.4 Verzeichniskonfiguration ....................................................................................................... 37 6.5 Master-Administratoren ....................................................................................................... 38 6.6 Kostenträger ändern ............................................................................................................. 38 6.7 Rechte übertragen/löschen ................................................................................................... 39 7 Menüpunkt „Transaktionen“ ............................................................................................... 40 7.1 Verzeichnisse ......................................................................................................................... 40 7.2 Reports .................................................................................................................................. 41 7.3 Konfiguration ......................................................................................................................... 41 7.4 Verantwortliche ..................................................................................................................... 41 8 Menüpunkt „Mehrfachanlage“ ............................................................................................ 41 8.1 Verzeichnisse anlegen/importieren ...................................................................................... 43 8.2 Verzeichnisse umbenennen .................................................................................................. 44 8.3 Verzeichnisse löschen............................................................................................................ 45 8.4 Verzeichnisverantwortliche hinzufügen/löschen .................................................................. 45 8.5 Berechtigte hinzufügen/löschen ........................................................................................... 46 8.6 Berechtigte kopieren ............................................................................................................. 47 8.7 Protokollierung ...................................................................................................................... 47 9 Menüpunkt „Archivierung“ ................................................................................................. 48 9.1 Verzeichnisse archivieren ...................................................................................................... 48 9.2 Status einsehen ..................................................................................................................... 49 9.3 Report erstellen ..................................................................................................................... 49 DIVA 6 DE .docx Stand 03.2019 Seite 5 von 53 © 2019 TESIS SYSware Software Entwicklung GmbH 10 Menüpunkt „Einstellungen“ ............................................................................................ 51 Abbildungsverzeichnis ................................................................................................................ 53 DIVA 6 DE .docx Stand 03.2019 Seite 6 von 53 © 2019 TESIS SYSware Software Entwicklung GmbH 1 Einleitung 1.1 DIVA-Überblick DIVA Directory Access Manager ist eine web-basierte Lösung, die es dem Benutzer ermöglicht, im Self-Service Berechtigungen für Verzeichnisse auf Windows-Dateisystemen zu beantragen. DIVA bie- tet maximale Effizienz bei der Automatisierung gängiger Verwaltungsoperationen bei höchster Si- cherheit und Compliance. Weitere Informationen über neue Versionen oder Eigenschaften von ASPR finden Sie auf unseren Internetseiten unter https://www.tesis-sysware.de/produkte/diva/. 1.2 Über diese Anleitung Die vorliegende Anleitung beschreibt Funktionen, Benutzeroberfläche (GUI) und Bedienung von DIVA. Die Dokumentenstruktur folgt dabei den Menü-Punkten und -Unterpunkten. Schwerpunktmäßig werden die Nutzergruppen bzw. Rollen „Master-Administrator“ und „Verzeich- nisverantwortliche“ angesprochen. Insbesondere den Endanwendern steht primär ein Video-Tutorial zur Verfügung. 2 Rollen Die Sicht auf DIVA richtet sich nach der Rolle des jeweiligen Benutzers. So sieht ein Master-Administ- rator alle Menüs und Untermenüs, während einem Endanwender nur die Menüs Anträge, Verzeich- nisse, Hilfe und Abmelden angezeigt werden. Nachfolgend werden nur direkte DIVA-Rollen erläutert. So hat zwar z.B. ein Berechtigter im Dateisys- tem auch die Möglichkeit auf DIVA-verwaltete Verzeichnisse lesend und/oder schreibend zuzugrei- fen, jedoch handelt es sich bei ihm nur indirekt um eine DIVA-Rolle. DIVA 6 DE .docx Stand 03.2019 Seite 7 von 53 © 2019 TESIS SYSware Software Entwicklung GmbH Rollenrechte Verzeichnis- berechtigter (Benutzer) Konfigurati- onsberech- tigte (1, 2) Anlagebe- rechtigte Verzeichnis- verantwortli- che (3) Konfigurati- onsadminist- rator Masteradmi- nistrator (4) Zugriffsberechtigungen für ein vorhandenes oder ein neues Verzeichnis beantragen x x x x x x Lese- und Änderungsberechtigungen bearbeiten x x x Eigene offene Anträge einsehen x x x x x x Für alle Verzeichnisse einer Konfiguration zusätzlich immer im Dateisystem berechtigt sein x Verzeichnisse anlegen x x Verzeichnisse ändern x x Für Ihre Verzeichnisse weitere Verzeichnis- verantwortliche bestimmen x x Für Ihre Verzeichnisse Berechtigte bestimmen x x Für Ihre Verzeichnisse Reports anfordern x x Verzeichniskonfigurationen verwalten x x Für Ihre Verzeichnis-Konfigurationen Anlageberechtigte bestimmen x x Mehrfachoperationen durchführen x Transaktionen neu starten x Berechtigungsattestierung starten x x Verzeichnisattestierung starten x x Anmerkungen zur Tabelle: (1) Als Konfiguration wird bei DIVA eine Umgebung bezeichnet, in der Verzeichnisse angelegt werden können. Eine Konfiguration sollte einen sprechenden Namen erhalten, z.B. „Marketing“, wenn darin alle Dokumente abgelegt werden sollen, die mit Marketing zu tun haben. Der Name einer solchen Konfiguration ist eindeutig und wird nur einmal vergeben. (2) Ein Konfigurationsberechtigter kann sowohl ein einzelner Benutzer als auch eine Gruppe sein. Er wird von den Master-Administratoren und/o- der den Konfigurationsadministratoren berechtigt. (3) Der "implizite Verzeichnisverantwortliche" hat dieselben Möglichkeiten wie der Verzeichnisverantwortliche mit folgenden Besonderheiten: - Er zählt nicht zu den mindestens zwei Verzeichnisverantwortlichen, wird aber in der Verzeichnisverwaltung angezeigt, farblich hervorgeho- ben und ist nicht löschbar. - Er kann nur von den Master- oder Konfigurations-Administratoren berechtigt oder gelöscht werden. - Er erhält keine Beantragungs-Mails im Verlauf des Workflows, hat jedoch das Recht, bei Bedarf die Anträge zu sehen (Report „Antrags-Histo- rie“) und zu bearbeiten. - Er wird in den Verzeichnis-Detailseiten der Reports angezeigt, jedoch nicht im Report selbst. (4) Der Master-Administrator ist nicht automatisch im Dateisystem berechtigt. 3 Menü „Verzeichnisse“ 3.1 Verzeichniskonfigurationen verwalten In der folgenden Ansicht können Sie eine neue Verzeichniskonfigurationen anlegen, eine bestehende Konfiguration ändern oder löschen. Sie können die Konfiguration allerdings nur löschen, wenn Sie selbst Master- oder Konfigurations-Administrator mit dem Recht zum Ändern sind. Beachten Sie, dass eine Konfiguration erst gelöscht werden kann, wenn zuvor alle DIVA-Verzeichnisse dieser Konfi- guration gelöscht wurden. Eventuelle Strukturvorgaben und Konfigurationsberechtigte werden beim Löschen automatisch entfernt. Sie können angeben, auf welchem Server und unter welcher DIVA 6 DE .docx Stand 03.2019 Seite 8 von 53 © 2019 TESIS SYSware Software Entwicklung GmbH Freigabe die Verzeichnisse für einen bestimmten Bereich oder eine bestimmte Abteilung des Unter- nehmens angelegt werden sollen. Abb. 1: Verzeichniskonfiguration 3.1.1 Konfiguration Als Konfiguration wird bei DIVA eine Umgebung bezeichnet, in der Verzeichnisse angelegt werden können. Eine Konfiguration sollte einen sprechenden Namen erhalten, z.B. „Marketing“, wenn darin alle Dokumente abgelegt werden sollen, die mit Marketing zu tun haben. Der Name einer solchen Konfiguration ist eindeutig und wird nur einmal vergeben. Durch Änderungen in einer Konfiguration können Sie mit geringem Aufwand einen neuen Server eintragen, so dass die neu angelegten Ver- zeichnisse auf dem neuen Server eingerichtet werden. Die Felder im Einzelnen (Pflichtfelder sind mit * gekennzeichnet): DIVA 6 DE .docx Stand 03.2019 Seite 9 von 53 © 2019 TESIS SYSware Software Entwicklung GmbH Konfigurationsname: Bei der Neuanlage und Änderung einer Konfiguration können Sie hier den Na- men der Konfiguration eingeben oder ändern. Der Konfigurationsname muss für eine DIVA-Installa- tion eindeutig sein. Domäne: Bei der Neuanlage einer Konfiguration können Sie aus der Dropdown-Liste eine Domäne auswählen, in welcher sich der Server befindet. Beim Modifizieren einer Konfiguration erscheint die Domäne, in der sich der Server befindet. Servertyp: Hier legen Sie fest, ob es sich bei dem Server um einen einfachen Server, ein DFS oder ein modifiziertes DFS- handelt. DIVA unterstützt DFS nur, wenn keine Replikation für DFS eingesetzt wird. Server: Geben Sie hier den Namen des Dateiservers ein, der die Freigabe Ihrer Konfiguration enthält. Freigabe: Hier tragen Sie den Freigabenamen des im Filesystem bereitgestellten Ordners ein, unter uploads/Litterature/ user-guide 81 .pdf